Privacy Notice – EU & UK | Vanguard Careers

Introduction and Notice Scope

The Vanguard Group (“Vanguard”) is one of the world’s largest and most respected investment management families of companies, with investment funds, offices, and affiliates in North America, Australia, Europe, and Asia. Vanguard’s global headquarters are located in the United States. For information about Vanguard-affiliated companies (“Vanguard Affiliates”) outside the US, please visit here.

Vanguard Careers, http://vanguardjobs.com (the “Site”), is a website owned by Vanguard. At the Site, persons interested in employment with Vanguard may browse and apply for open positions.

This Privacy Notice solely governs the collection, use, disclosure, and transfer of personal information that we collect at the Site and through the job application process; this Privacy Notice does not apply to any other website operated by Vanguard.

By visiting this Site, using the AI chatbot technology (“Virtual Assistant”) or other Site features, applying for an open posting, or otherwise providing information to Vanguard through this Site, you acknowledge the practices described in the Notice. Please also refer to the terms and conditions, which are incorporated herein by reference, for additional information related to your use of this Site.

Information Collection

Vanguard collects information directly from you when you apply for employment or register for our Talent Network. We also collect information about you systematically as you navigate our site and/or use its features.

What personal information do we collect?

Vanguard may collect the following personal information from you:

  • Personal information we collect when you apply for employment:  To apply for an open position through this Site, you must first create an account on our application processing system. To create an account, you’ll need to provide your email address and create a password. You can complete the account creation process without applying for a position. You may also save and come back to an application after creating an account. The information that we require you to submit as part of your employment application through this Site varies depending on the position and the Vanguard affiliate company to which you are submitting your application. If you would like to apply for an open position through this Site, we may collect the following, where permitted or required by law:
    • your full name
    • postal mailing address
    • preferred telephone number
    • email address
    • work history
    • educational background
    • language skills
    • professional licenses (e.g., bar membership)
    • legal residency status
    • whether you’ve previously held or applied to any Vanguard positions
    • referral information
    • any information provided on your resume/CV
  • Personal information we collect when you register for our Talent Network: To stay up to date regarding our latest career opportunities you may create a profile on our Talent Network, which is provided by Symphony Talent, a service provider. A profile on our Talent Network is separate from the account creation and employment application process discussed above. If you choose to create a profile on our Talent Network, you will be asked to create a user name and password. We will also collect the following information:
    • your full name
    • zip code
    • email address
    • cell/mobile phone number (optional)
    • current or last job title
    • level of education
    • area of interest
    • information you provide on your resume/CV
    • your preferred job title
    • your preferred job location
    • your relocation and travel preferences

You can choose to join the Vanguard Talent Network by logging into one of your social networks, including Facebook, Google, and LinkedIn. If you join using a social network, Vanguard will use information from your social network profile to complete your Talent Network profile.

Along with the above categories of information, we may also collect “special categories” of data if you provide it to us in your resume/CV. However, we are not requesting that you provide us with medical information or other sensitive personal information.

You can also opt-in to receive job alerts via email and be contacted directly by our recruiters should a job matching your profile become available. You may opt-out of this at any time via the unsubscribe link at the bottom of the job alert email or within your Talent Network profile.

We require you to provide the personal data requested in the application to process your application for employment with us. If you do not provide some or all of this personal data, it may affect our ability to process your application and therefore to enter into an employment agreement with you. We will tell you when we ask for personal data due to a contractual requirement or to comply with our legal obligations.

What personal information do we collect about Site usage?

The Site uses a variety of technologies, such as AI chatbot technology, cookies, web beacons, and similar mechanisms, as described further below, to collect information that enables us to provide Site functionality (e.g. the Virtual Assistant, if you choose to use it) and helps us understand how the Site is used (so-called website analytics; for further information see at the end of this section). Specifically, when you visit the Site, we or our third-party service providers may automatically collect a variety of technical and navigational information about you via these technologies, including as applicable: your computer or device type; operating system version; browser type and version; user agent string; internet connection type; mobile network provider; date and time of your visit; time since your last visit; web pages you view; links you click; searches conducted on the Site; the internet protocol (IP) address used to access the Site; and your general geographic location (e.g., your city, town, or post code). We also may use similar tracking technologies in emails that we or third parties send to you, as further described below. When you visit the Site, you can accept or decline these cookies and other tracking mechanisms, except those that are strictly necessary for you to enter and move around the Site and use essential Site features. You can change your preference at any time.

Cookies

A cookie is a small file of letters and numbers that is stored on your computer, tablet, mobile phone, or other device when you visit a website. Cookies contain information that is transferred to or read on your device and allow websites to recognize devices and store certain information, such as user preferences. Cookies are used to distinguish you from other users of the Site. This helps us to provide you with a useful experience when you browse the Site and allows us to improve the Site. We and our third-party service providers use session cookies, which link your actions during a particular browser session and expire at the end of that session, as well as persistent cookies, which remain on your device and allow us to remember your actions or preferences across multiple browser sessions.

How to refuse and delete cookies

If you are concerned about having cookies on your computer, you can set your browser to refuse all cookies or to indicate when a cookie is being set, allowing you to decide whether to accept it. You can also delete cookies from your computer. The help feature on most web browsers will tell you how to prevent your browser from accepting new cookies, how to receive Notice when a new cookie is set, and how to disable cookies altogether. However, if you choose to block or delete cookies, certain features of the Site may not operate correctly. The cookies used on our Site are categorized as follows:

  • Strictly Necessary Cookies: We use strictly necessary cookies to ensure our website is functioning properly. For instance, to help you complete common online requests, like setting your privacy preferences, logging onto your account and completing forms online. These cookies are set by default and cannot be disabled.
  • Performance Cookies: We use performance cookies to measure website traffic and the popularity of pages. This data is used to measure and improve the website experience for our clients and visitors to the website. If you turn off these cookies your personal information will not be included in our aggregated data and we will not be able to know when you have visited our site.
  • Functional Cookies:  These cookies enable the website to provide enhanced functionality and personalization. They may be set by us or by third-party providers whose services we have added to our pages. If you do not allow these cookies, then some or all of these services may not function properly.
  • Targeting Cookies: These cookies may be set through our Site by our advertising partners. They may be used by those companies to build a profile of your interests and show you relevant advertisements on other sites. They do not store directly identifiable personal information but are based on uniquely identifying your browser and internet device. If you do not allow these cookies, you will experience less targeted advertising.

You can change your cookie preferences at any time using our cookie preference tool by changing the toggle button on each category of cookies. Once you have made your choice, then click the “Confirm My Choices”.

If you are concerned about having cookies on your computer, you can set your browser to refuse all cookies or to indicate when a cookie is being set, allowing you to decide whether to accept it. You can also delete cookies from your computer. The help feature on most web browsers will tell you how to prevent your browser from accepting new cookies, how to receive notice when a new cookie is set, and how to disable cookies altogether. However, if you choose to block or delete cookies, certain features of our Site may not operate correctly.

If you change the settings on your web browser or delete your cookies, in either case so that Vanguard is not able to detect any prior cookie preferences you may have indicated, you may be presented with the consent option again the next time you visit our Site.

Web Beacons

The Site and the emails that you receive from Vanguard use an application known as a “web beacon” (also known as a “pixel tag” or “clear gif”). A web beacon is an electronic file that usually consists of a single-pixel image. We and our service providers may use web beacons and cookies to determine whether and when you receive and open our emails; these beacons and cookies may also capture information such as the type of device, operating system, email program, and web browser used to view the email, the IP address from which you opened the email, and whether you click on any links in the email.

Website Analytics

The tools we use for website analytics either do not collect IP addresses or anonymize these upon collection and any profiles created by these tools only contain aggregate data. The service providers providing these tools are not permitted to use the information collected on our behalf except to help us conduct and improve our business and subject to our instructions. You will find information below on each tool’s provider and how you are able to object to the collection and processing of data by the respective tool.

Google Analytics

Google Analytics is provided by Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California, 94043 USA (“Google”). Google provides for adequate data protection standards due to its certification for the EU-US Data Privacy Framework. You may object to the collection or processing of your data by this tool via this link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Use, Legal Basis, and Disclosure

How do we use personal information?
We use personal information that we collect for the purposes described in this Notice, for the purposes for which it was provided to us, as required by law, and for our business purposes, including:

  • To establish a profile for you on Vanguard Careers and/or through the Talent Network;
  • To process your employment application and assess your suitability for one or more
vacancies;
  • To notify you of job opportunities matching your interest. For example, if you register for our Talent Network and opt-in to receiving email job alerts, you will receive email alerts regarding potential jobs;
  • To provide the AI “Virtual Assistant” chatbot functionality. If you choose to use it, the chatbot will use non-generative AI/natural language processing (NLP) to assist you in tasks such as finding information about Vanguard and job vacancies, applying for a job, and scheduling interviews. The AI functionality is not used for any automated decision making within the meaning of Art 22 GDPR;
  • To comply with our legal obligations and protect our legal rights, including to comply with record-keeping and reporting;
  • To count and recognize visitors to the Site and various Site features and better understand how users access and use our Site and Vanguard products and services;
  • To support Site performance, perform Site analytics, enhance Site navigation, and improve our web design and functionality; and

Legal bases for using personal information

We will only collect, use, and share your personal information where we are satisfied that we have an appropriate legal basis to do this. To the extent we process personal information, we do so because:

  • Our use of your information is necessary to perform a contract or take steps to enter into a contract with you (for example where we use your information to extend an offer of employment to you);
  • Our use of the data is necessary for hiring decisions;
  • Our use of your data is necessary to comply with a relevant legal or regulatory obligation that we have under EU or EU Member state law (for example, where we are required to undertake a background check to comply with applicable regulations or where we are required to disclose data to a court or tax authority);
  • You have provided your consent to us using your data (for example in relation to our use of targeting cookies on the Site or your opting-in to email job alerts); and/or
  • Our use of your Personal Data is in our legitimate interest as a commercial organization (for example in order to provide the Virtual Assistant or other Site functionality to you, to better understand how our Site is used and to improve our web design and functionality); in these cases we will process your personal information at all times in a way that is proportionate and respects your privacy rights, and you have a right to object to this processing as explained in the section below titled “Your legal rights”.

If you would like to find out more about the legal bases on which we process your information, please contact us using the details below.

To whom do we disclose personal information?

We will disclose personal information to third parties for the following purposes, as permitted by law. You have certain rights to object to the processing of your personal information as described below.

  • Affiliates: We disclose Personal and Other Data to Vanguard Affiliates for the purposes described in this Notice. Should you choose to sign up for our Talent Network the information you provide will be available to all Vanguard Affiliates and they may contact you regarding open positions matching your interests.
  • Third Party Service Providers: We disclose personal data about you to our IT service providers in order to process your application, provide the Virtual Assistant or other Site functionality, maintain your Talent Network profile, or send you job alerts. Our service providers are selected partly on the basis of their information security capabilities, and we put in place contract terms to protect the confidentiality of your personal information.
  • Legal purposes:  We may use and disclose information about you as we believe reasonably necessary to courts, parties to litigation, government authorities, law enforcement agencies, and legal and professional advisers to protect the rights and property of Vanguard and Vanguard Affiliates, including to establish legal claims or defenses, to obtain legal advice, to defend our legal rights, to protect our rights or property and those of Vanguard Affiliates, to protect other users of our services and our Sites, and to protect the life, body, or property of others (individuals or entities). We also may disclose information about you to comply with the law, judicial proceeding, court order, or other legal process, such as in response to a court order or direction.

Cross-Border Transfer of Information

Vanguard generally maintains centralized servers and systems in the United States and may maintain servers and systems elsewhere. These servers and systems are managed by or on behalf of The Vanguard Group, Inc., or Vanguard Affiliates located in or outside the United States. Vanguard also may subcontract the processing of your information to, or otherwise share your information with, other third parties in the United States or countries other than your country of residence. As a result, where the personal information about you that we collect is transferred to and processed in the United States or anywhere else outside the European Economic Area (EEA) or UK for the purposes described above, we will take steps to ensure that the information receives the same level of protection as if it remained within the EEA or UK, including entering into data transfer agreements, using the EU Commission approved Standard Contractual Clauses, or relying on certification schemes such as the EU-US Data Privacy Framework. You may have a right to receive details of the mechanisms under which your data is transferred outside the EEA or UK, and to obtain access to data transfer agreements (which may be redacted for reasons of commercial confidentiality).

Personal Data Quality

Vanguard relies on the accuracy of the information provided by its clients and others. We take reasonable efforts to ensure that personal data collected by us or on our behalf is accurate, up to date, and complete, in accordance with applicable law. If any information about you changes or you have any concerns regarding the accuracy of information about you held by Vanguard, you should contact us at the address provided in the Contact us section below.

Your Legal Rights

Subject to certain exemptions, and in some cases dependent upon the processing activity we are undertaking, you have certain rights in relation to your personal Data.

Right to Access Personal Data

You have a right to request that we provide you with a copy of your personal information, and you have the right to be informed of:

  • the source of your personal information;
  • the categories of personal information that we hold;
  • the recipients or categories of recipient to whom personal data have been or will be disclosed;
  • the period for which personal information will be stored or, if not possible, the criteria used to determine that period; where personal information was not collected directly from you, available information about its source; or
  • the existence of automated decision-making.

Right to Rectify or Erase Personal Information

You have a right to request that we rectify inaccurate information about you. We may seek to verify the accuracy of the data about you before rectifying it.

You can also request that we erase your personal information in limited circumstances where:

  • it is no longer needed for the purposes for which it was collected;
  • you have withdrawn your consent (where the data processing was based on consent);
  • following a successful right to object (see Right to object below);
  • it has been processed unlawfully; or
  • to comply with a legal obligation to which we are subject.

We are not required to comply with your request to erase your personal information if the processing is necessary:

  • for compliance with a legal obligation; or
  • for the establishment, exercise, or defense of legal claims.

Right to Restrict the Processing of Your Personal Information

You can ask us to restrict the processing of your personal information, but only where:

  • its accuracy is contested, to allow us to verify its accuracy;
  • the processing is unlawful, but you do not want it erased;
  • it is no longer needed for the purposes for which it was collected, but you still need it to establish, exercise, or defend legal claims; or
  • you have exercised the right to object, and verification of overriding grounds is pending.

We can continue to use your personal information following a request for restriction:

  • where we have your consent;
  • to establish, exercise, or defend legal claims; or
  • to protect the rights of another natural or legal person.

Right to Transfer Your Personal Information

You can ask us to provide your personal information to you in a structured, commonly used, machine-readable format, or you can ask to have it transferred directly to another data controller, but in each case only where:

  • the processing is based on your consent or on the performance of a contract with you; and
  • the processing is carried out by automated means.

Right to Withdraw Consent

If you have given consent to the processing of your personal data, then you can withdraw such consent at any time. Please note that the withdrawal applies prospectively only. Processing that occurred before the withdrawal of consent is unaffected.

Right to Object to the Processing of Your Personal Information

You can object to any processing of your personal information which has our legitimate interests as its legal basis, if you believe your fundamental rights and freedoms outweigh our legitimate interests. If you raise an objection, we have an opportunity to demonstrate that we have compelling legitimate interests which override your rights and freedoms.

Right to Object to How We Use Your Personal Information for Direct Marketing Purposes

Vanguard does not use the personal information collected from you or about you on this Site to market any Vanguard or its affiliates products or services.

If you would like Vanguard to stop sending job alerts to your email address, you may opt out of receiving them by following the “unsubscribe” instructions at the bottom of each communication.

Right to Obtain a Copy of Personal Information Safeguards Used for Transfers Outside Your Jurisdiction

You can ask to obtain a copy of, or reference to, the safeguards under which your personal information is transferred outside of the European Union. We may redact data transfer agreements to protect commercial terms.

Right to Lodge a Complaint with a Supervisory Authority

You have a right to lodge a complaint with a supervisory authority, including your local supervisory authority if you have concerns about how we are processing your personal information. We ask that you please attempt to resolve any issues with us first, although you have a right to contact your supervisory authority at any time.

If you would like to exercise any of the rights described above, please send us a request at the address or email provided in the “Contact us” section below. In your message, please indicate the right you would like to exercise and the information that you would like to access, review, correct, transfer, or delete.

We may ask you for additional information to confirm your identity and for security purposes, before disclosing the personal information for you that was requested. We reserve the right to charge a fee where permitted by law, for instance if your request is manifestly unfounded or excessive.

Subject to legal and other permissible considerations, we will make every reasonable effort to honor your request promptly or inform you if we require further information to fulfill your request. We may not always be able to fully address your request, for example if it would impact the duty of confidentiality we owe to others, or if we are legally entitled to deal with the request in a different way.

Children’s Privacy

You must be over the age of 18 to apply for a job at Vanguard. The Site is not directed to children under the age of 18, and Vanguard does not knowingly collect information from individuals under the age of 18.

Information Security and Retention

We use commercially reasonable physical, electronic, and procedural safeguards to protect your personal information from loss, misuse, and unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction in accordance with applicable law. Please be aware that despite our best efforts, no data security measures can guarantee 100% security all of the time. If you have established an employment application account, we recommend that you take steps to protect against unauthorized access to your password, phone, and computer by, among other things, signing off after using a shared computer, choosing a robust password that nobody else knows or can easily guess, and keeping your user name and password private.

Unless you commence employment with us, in which case the data will be transferred to your employment file, data related to your application will be destroyed six months after it is no longer necessary for the purpose for which it was obtained. Personal data connected with use of the chatbot function may be retained for up to two years to support business and operational purposes. If you choose to provide information to become part of the Talent Network, your information will be retained unless or until you delete your information.

Contact Us

If you have any questions regarding the application process please contact us at careers@vanguard.com.

If you have any privacy related questions regarding the recruitment process, including requests to act upon your legal rights, please email us at privacy@vanguard.com. You may also contact us by sending a message to:
Vanguard Asset Management, Limited
Attn: Data Protection Officer
25 Walbrook
London, GB EC4N 8AF

If you raise concerns about how we have handled your personal information, we may request additional details from you regarding your concerns and may engage or consult with other parties to investigate and resolve your issue. We will keep records of your request and any resolution of your issue.

Changes to this Privacy Notice

We will post changes to this Notice on this Site along with the effective date of the changed Notice. We recommend that you review this Notice periodically.

Revised: March 2024

Datenschutzerklärung – EU | Vanguard Careers

Einführung und Gegenstand der Erklärung

Die Vanguard-Gruppe („Vanguard“) ist eine der weltweit größten und angesehensten Investitionsverwaltungs-Unternehmensfamilien mit Investmentfonds, Niederlassungen und verbundenen Unternehmen in Nordamerika, Australien, Europa und Asien. Vanguards globale Unternehmenszentrale befindet sich in den Vereinigten Staaten. Weitere Informationen über mit Vanguard verbundene Unternehmen („Vanguards verbundene Unternehmen“) außerhalb der USA finden Sie hier.

Vanguard Careers, http://vanguardjobs.com („Website“), ist eine Vanguard gehörende Website. Auf der Website können Personen, die an einer Beschäftigung bei Vanguard interessiert sind, nach offenen Stellen suchen und sich bewerben.

Diese Datenschutzerklärung regelt ausschließlich die Erhebung, Verwendung, Weitergabe und Übermittlung personenbezogener Daten, die wir auf der Website und im Rahmen des Stellenbewerbungsverfahrens erheben; sie ist jedoch nicht für andere von Vanguard betriebene Websites maßgeblich.

Wenn Sie diese Website besuchen, die KI-Chatbot-Technologie („virtueller Assistent“) oder andere Website-Funktionen nutzen, sich für eine offene Stelle bewerben oder andere Informationen über diese Website an Vanguard übermitteln, akzeptieren Sie damit die in der Erklärung erläuterten Praktiken. Weitere Informationen zu Ihrer Nutzung dieser Website finden Sie auch in den Geschäftsbedingungen, die per Bezugnahme hierin aufgenommen werden.

Erfassung von Informationen

Vanguard erfasst Informationen von Ihnen selbst, wenn Sie sich für eine Beschäftigung bewerben oder sich bei unserer Talent Community anmelden. Wir erfassen außerdem systematisch Informationen über Sie, während Sie auf unserer Website navigieren und/oder ihre Funktionen nutzen.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Vanguard kann die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen erheben:

  • Personenbezogene Daten, die wir erheben, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben: Um sich auf dieser Website für eine offene Stelle zu bewerben, müssen Sie zunächst ein Konto in unserem System für die Bearbeitung von Bewerbungen einrichten. Für die Einrichtung eines Kontos müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort anlegen. Sie können den Prozess der Kontoeinrichtung abschließen, ohne sich für eine Stelle zu bewerben. Sie können ferner Bewerbungen speichern und zu ihnen zurückkehren, nachdem Sie ein Konto erstellt haben. Die Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Stellenbewerbung über diese Website einzureichen haben, variieren je nach der Position und dem Vanguard-Konzernunternehmen, bei dem Sie Ihre Bewerbung einreichen. Wenn Sie sich über diese Website für eine offene Stelle bewerben möchten, können wir folgende Elemente erfassen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig oder vorgeschrieben ist:
    • Ihren vollständigen Namen
    • Postanschrift
    • bevorzugte Telefonnummer
    • E-Mail-Adresse
    • beruflichen Werdegang
    • Bildungshintergrund
    • Sprachkenntnisse
    • berufliche Zulassungen (z. B. Mitgliedschaft in der Anwaltskammer)
    • legalen Aufenthaltsstatus
    • ob Sie bereits Positionen bei Vanguard bekleidet oder sich dafür beworben haben
    • Informationen von Referenzen
    • alle in Ihrem Lebenslauf enthaltenen Informationen
  • Personenbezogene Daten, die wir erheben, wenn Sie sich bei unserer Talent Community anmelden: Um über unsere neuesten Karrieremöglichkeiten auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie ein Profil in unserer Talent Community anlegen, die von Symphony Talent, einem Dienstleister, angeboten wird. Profile in unserer Talent Community werden von dem oben beschriebenen Verfahren zur Einrichtung eines Kontos und zur Bewerbung für eine Stelle getrennt gehalten. Wenn Sie ein Profil in unserer Talent Community anlegen möchten, werden Sie gebeten, einen Benutzernamen und ein Passwort zu erstellen. Wir erfassen überdies die folgenden Informationen:
    • Ihren vollständigen Namen
    • Postleitzahl
    • E-Mail-Adresse
    • Handynummer (optional)
    • Bezeichnung der aktuellen oder letzten Stelle
    • Ausbildungsniveau
    • Interessengebiet
    • Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf angeben
    • Ihre bevorzugte berufliche Stellung
    • Ihren bevorzugten Arbeitsort
    • Ihre Versetzungs- und Reisepräferenzen

Sie können der Vanguard Talent Community beitreten, indem Sie sich bei einem Ihrer sozialen Netzwerke wie insbesondere Facebook, Google und LinkedIn einloggen. Wenn Sie unter Nutzung eines sozialen Netzwerks beitreten, verwendet Vanguard Informationen aus Ihrem sozialen Netzwerkprofil, um Ihr Talent Community-Profil zu vervollständigen.

Neben den oben genannten Kategorien von Informationen können wir auch „besondere Kategorien“ von Daten erfassen, wenn Sie uns diese in Ihrem Lebenslauf überlassen. Wir fordern Sie jedoch nicht auf, uns medizinische Informationen oder andere sensible personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen.

Sie können sich auch dafür entscheiden, Hinweise auf Stellenangebote per E-Mail zu erhalten und direkt von unseren Personalvermittlern kontaktiert zu werden, falls eine Stelle verfügbar wird, die Ihrem Profil entspricht. Sie können dies jederzeit über den Abmelde-Link am Ende der E-Mail zu Stellenangeboten oder in Ihrem Talent Community-Profil widerrufen.

Wir müssen die in der Bewerbung angeforderten personenbezogenen Daten von Ihnen erhalten, um Ihre Bewerbung für eine Beschäftigung bei uns bearbeiten zu können. Wenn Sie einzelne oder alle diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann dies unsere Fähigkeit beeinträchtigen, Ihre Bewerbung zu bearbeiten und dementsprechend einen Arbeitsvertrag mit Ihnen abzuschließen. Wir werden Sie informieren, wenn wir aufgrund einer vertraglichen Bestimmung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen personenbezogene Daten benötigen.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir über die Nutzung der Website?

Die Website verwendet eine Vielzahl von Technologien, wie z. B. KI-Chatbot-Technologie, Cookies, Webbeacons und ähnliche Mechanismen, die weiter unten beschrieben werden, um Informationen zu sammeln, die es uns ermöglichen, Website-Funktionen anzubieten (z. B. den virtuellen Assistenten, wenn Sie sich für dessen Nutzung entscheiden), und uns dabei helfen zu verstehen, wie die Website verwendet wird (sogenannte Website-Analysen; weitere Informationen finden Sie am Ende dieses Abschnitts). Wenn Sie die Website besuchen, können wir oder unsere externen Dienstleister mithilfe dieser Technologien insbesondere eine Reihe technischer und Navigationsinformationen über Sie automatisch erfassen, wie z. B. je nach Sachlage Computer- oder Gerätetyp, Betriebssystemversion, Browsertyp und -version, User-Agent-Zeichenfolge, Internetverbindungstyp, Mobilfunkanbieter, Datum und Uhrzeit Ihres Besuchs, Zeitraum seit Ihrem letzten Besuch, Webseiten, die Sie aufrufen, Links, die Sie anklicken, Recherchen auf der Website, Internet-Protokoll(IP)-Adresse, die für den Zugriff auf die Website verwendet wird, und Ihren generellen geographischen Standort (z. B. Ihre Stadt oder Ihre Postleitzahl). Wir können außerdem ähnliche Tracking-Technologien in E-Mails verwenden, die Ihnen von uns oder Dritten zugesandt werden, wie im Folgenden näher beschrieben wird. Wenn Sie die Website besuchen, können Sie diese Cookies und andere Tracking-Mechanismen akzeptieren oder ablehnen, mit Ausnahme derer, die unbedingt erforderlich sind, damit Sie die Website betreten, sich dort bewegen und wesentliche Funktionen der Website nutzen können. Sie können Ihre Präferenzen jederzeit ändern.

Cookies

Ein Cookie ist eine kleine Datei mit Buchstaben und Zahlen, die auf Ihrem Computer, Tablet, Mobiltelefon oder einem anderen Gerät gespeichert wird, wenn Sie eine Website besuchen. Cookies enthalten Informationen, die an Ihr Gerät übermittelt oder dort gelesen werden, und ermöglichen es Websites, Geräte zu erkennen und bestimmte Informationen wie z. B. Nutzerpräferenzen zu speichern. Cookies werden verwendet, um Sie von anderen Nutzern der Website zu unterscheiden. So können wir Ihnen nicht nur zu einer angenehmen Erfahrung verhelfen, wenn Sie die Website durchsuchen, sondern auch die Website zu verbessern. Wir und unsere externen Dienstleister verwenden Sitzungscookies, die Ihre Vorgehensweisen während einer bestimmten Browsersitzung verknüpfen und am Ende dieser Sitzung ablaufen, sowie dauerhafte Cookies, die auf Ihrem Gerät verbleiben und es uns erlauben, Ihre Vorgehensweisen oder Präferenzen über mehrere Browsersitzungen hinweg zu speichern.

Wie man Cookies ablehnt und löscht

Wenn Sie bezüglich der Existenz von Cookies auf Ihrem Computer besorgt sind, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er alle Cookies ablehnt oder angibt, wann ein Cookie platziert wird, sodass Sie entscheiden können, ob Sie es akzeptieren möchten oder nicht. Sie können Cookies auch von Ihrem Computer löschen. Die Hilfe-Funktion bei den meisten Webbrowsern erklärt Ihnen, wie Sie verhindern können, dass Ihr Browser neue Cookies akzeptiert, wie Sie Nachrichten erhalten können, wenn ein neues Cookie platziert wird, und wie Sie Cookies gänzlich deaktivieren können. Wenn Sie sich entscheiden, Cookies zu blockieren oder zu löschen, arbeiten bestimmte Funktionen der Website möglicherweise jedoch nicht mehr korrekt. Die auf unserer Website verwendeten Cookies fallen in folgende Kategorien:

  • Unbedingt notwendige Cookies: Wir verwenden unbedingt notwendige Cookies, um sicherzustellen, dass unsere Website ordnungsgemäß funktioniert. Beispielsweise um Ihnen dabei zu helfen, Online-Themen genereller Art zu erledigen, wie z. B. Ihre Datenschutzeinstellungen festzulegen, sich bei Ihrem Konto anzumelden und Formulare online auszufüllen. Diese Cookies werden standardmäßig installiert und können nicht deaktiviert werden.
  • Performance Cookies: Wir verwenden Performance Cookies, um den Website-Datenverkehr und die Popularität von Seiten zu bemessen. Diese Daten werden verwendet, um das Website-Erlebnis für unsere Kunden und Besucher der Website zu bewerten und zu verbessern. Wenn Sie diese Cookies deaktivieren, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht in unsere aggregierten Daten aufgenommen, weshalb wir nicht wissen können, wann Sie unsere Website besucht haben.
  • Funktionelle Cookies: Diese Cookies ermöglichen es der Website, erweiterte Funktionen und Personalisierung anzubieten. Sie können von uns oder von Drittanbietern platziert werden, deren Dienstleistungen wir in unsere Seiten aufgenommen haben. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, funktionieren einzelne oder alle diese Dienstleistungen möglicherweise nicht ordnungsgemäß.
  • Targeting-Cookies: Diese Cookies können von unseren Werbepartnern über unsere Website platziert werden. Sie können von diesen Unternehmen verwendet werden, um ein Profil Ihrer Interessen anzulegen und Ihnen relevante Werbung auf anderen Websites anzuzeigen. Sie speichern keine direkt identifizierbaren personenbezogenen Daten, sondern basieren auf der eindeutigen Identifizierung Ihres Browsers und Internetgeräts. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, erhalten Sie weniger zielgerichtete Werbung.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit unter Nutzung unseres Cookie-Präferenz-Tools ändern, indem Sie die Umschalt-Taste bei jeder Cookie-Kategorie betätigen. Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie auf „Meine Wahl bestätigen“.
Wenn Sie bezüglich der Existenz von Cookies auf Ihrem Computer besorgt sind, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er alle Cookies ablehnt oder angibt, wann ein Cookie platziert wird, sodass Sie entscheiden können, ob Sie es akzeptieren möchten oder nicht. Sie können Cookies auch von Ihrem Computer löschen. Die Hilfe-Funktion bei den meisten Webbrowsern erklärt Ihnen, wie Sie verhindern können, dass Ihr Browser neue Cookies akzeptiert, wie Sie Nachrichten erhalten können, wenn ein neues Cookie platziert wird, und wie Sie Cookies gänzlich deaktivieren können. Wenn Sie sich entscheiden, Cookies zu blockieren oder zu löschen, arbeiten bestimmte Funktionen unserer Website jedoch möglicherweise nicht mehr korrekt.

Wenn Sie die Einstellungen in Ihrem Webbrowser ändern oder Ihre Cookies löschen, sodass Vanguard in beiden Fällen keine gegebenenfalls von Ihnen zuvor vorgenommenen Cookie-Einstellungen erkennen kann, ist es möglich, dass Ihnen die Einwilligungsoption beim nächsten Besuch unserer Website erneut angezeigt wird.

Webbeacons

Die Website und die E-Mails, die Sie von Vanguard erhalten, verwenden eine Anwendung, die als „Webbeacon“ (auch als „Pixel Tag“ oder „Clear Gif“ bezeichnet) bekannt ist. Ein Webbeacon ist eine elektronische Datei, die in der Regel aus einem Einzelpixelbild besteht. Wir und unsere Dienstleister können Webbeacons und Cookies einsetzen, um zu bestimmen, ob und wann Sie unsere E-Mails erhalten und öffnen; diese Beacons und Cookies können außerdem Informationen, wie etwa die Art des Geräts, das Betriebssystem, das E-Mail-Programm und den Webbrowser, die verwendet werden, um die E-Mail anzuzeigen, die IP-Adresse, von der aus Sie die E-Mail geöffnet haben, sowie den Umstand erfassen, ob Sie auf Links in der E-Mail klicken.

Website-Analysen

Die Tools, die wir für Website-Analysen verwenden, erfassen entweder keine IP-Adressen oder anonymisieren diese bei der Erfassung, wobei alle von diesen Tools erstellten Profile ausschließlich aggregierte Daten enthalten. Die Dienstleister, die diese Tools liefern, dürfen die in unserem Auftrag erfassten Informationen nicht verwenden, soweit es nicht darum geht, uns bei der Ausübung und Verbesserung unserer Geschäftstätigkeit unter Befolgung unserer Anweisungen zu unterstützen. Nachfolgend finden Sie Informationen zum Anbieter jedes dieser Tools und dazu, wie Sie der Erfassung und Verarbeitung von Daten durch das jeweilige Tool widersprechen können.

Google Analytics

Google Analytics wird von Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornien, 94043 USA („Google“) bereitgestellt. Google sieht aufgrund seiner Zertifizierung für das EU-US-Datenschutzrahmenwerk angemessene Datenschutzstandards vor. Sie können der Erfassung oder Verarbeitung Ihrer Daten durch dieses Tool über diesen Link widersprechen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Verwendung, Rechtsgrundlage und Weitergabe

Wie verwenden wir personenbezogene Daten?
Wir verwenden von uns erhobene personenbezogene Daten für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke, für die Zwecke, für die sie uns zur Verfügung gestellt wurden, nach den Vorgaben geltenden Rechts sowie für unsere Geschäftszwecke, wie insbesondere, um

  • ein Profil für Sie auf Vanguard Careers und/oder über die Talent Community anzulegen,
  • Ihre Bewerbung zu bearbeiten und Ihre Eignung für eine oder mehrere
offene Stellen zu bewerten,
  • Sie über Stellenangebote zu informieren, die Ihren Interessen entsprechen. Wenn Sie sich beispielsweise bei unserer Talent Community registrieren und für den Erhalt von Stellenangeboten per E-Mail anmelden, erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu potenziellen Stellen,
  • die KI-Chatbot-Funktion „virtueller Assistent“ anzubieten. Wenn Sie sich zu seiner Nutzung entscheiden, verwendet der Chatbot nicht-generative KI/natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP), um Sie bei Aufgaben wie etwa dem Suchen von Informationen über Vanguard und offene Stellen, der Bewerbung für eine Stelle und der Terminplanung von Vorstellungsgesprächen zu unterstützen. Die KI-Funktion wird nicht für automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO verwendet,
  • unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und unsere gesetzlichen Rechte zu schützen, einschließlich Befolgung von Buchführungs- und Berichterstattungspflichten,
  • Besucher der Website und verschiedener Website-Funktionen zu zählen und zu erkennen sowie besser zu verstehen, wie Nutzer auf unsere Website und Vanguard-Produkte und -Dienstleistungen zugreifen und sie verwenden,
  • die Website-Performance zu unterstützen, Website-Analysen durchzuführen, die Website-Navigation zu verbessern sowie unser Web-Design und Web-Funktionen aufzuwerten.

Rechtsgrundlagen für die Verwendung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur dann erhoben, verwendet und weitergegeben, wenn wir davon überzeugt sind, dass wir hierfür eine angemessene Rechtsgrundlage haben. Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, tun wir dies aus folgenden Gründen:

  • Unsere Verwendung Ihrer Daten ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen oder Schritte zu unternehmen, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen (z. B. wenn wir Ihre Daten verwenden, um Ihnen ein Beschäftigungsangebot zu unterbreiten),
  • unsere Verwendung der Daten ist für Einstellungsentscheidungen erforderlich,
  • unsere Verwendung Ihrer Daten ist notwendig, um einer einschlägigen gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtung nachzukommen, der wir nach dem Recht der EU oder eines EU-Mitgliedstaats unterliegen (z. B. wenn wir eine Hintergrundprüfung in Befolgung maßgeblicher Vorschriften vornehmen oder Daten an ein Gericht oder eine Steuerbehörde weitergeben müssen),
  • Sie haben uns Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten erteilt (z. B. in Bezug auf unsere Verwendung von Targeting-Cookies auf der Website oder Ihre Zustimmung zu E-Mail-Benachrichtigungen über Stellenangebote) und/oder
  • unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten liegt in unserem berechtigten Interesse als kommerzielle Organisation (zum Beispiel, um Ihnen den virtuellen Assistenten oder andere Website-Funktionen anzubieten, besser zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und unser Web-Design und Web-Funktionen aufzuwerten); in diesen Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu allen Zeiten in einer Weise, die angemessen ist und Ihre Datenschutzrechte respektiert, wobei Sie das Recht haben, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wie im Abschnitt „Ihre gesetzlichen Rechte“ unten erläutert wird.

Wenn Sie mehr über die Rechtsgrundlagen erfahren möchten, auf denen wir Ihre Daten verarbeiten, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der weiter unten angegebenen Kontaktdaten.

An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Wir geben personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke an Dritte weiter, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist. Sie haben bestimmte Rechte, um der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie unten beschrieben zu widersprechen.

  • Verbundene Unternehmen: Wir geben personenbezogene und andere Daten an verbundene Unternehmen von Vanguard für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke weiter. Wenn Sie sich aus eigenem Entschluss bei unserer Talent Community anmelden, sind die von Ihnen gelieferten Informationen allen mit Vanguard verbundenen Unternehmen zugänglich, von denen Sie bezüglich offener Stellen kontaktiert werden können, die Ihren Interessen entsprechen.
  • Externe Dienstleister: Wir geben personenbezogene Daten über Sie an unsere IT-Dienstleister weiter, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten, den virtuellen Assistenten oder andere Website-Funktionen anzubieten, Ihr Talent Community-Profil zu pflegen oder Ihnen Benachrichtigungen zu offenen Stellen zuzusenden. Unsere Dienstleister werden teilweise auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten im Bereich Informationssicherheit ausgewählt, und wir haben außerdem Vertragsbedingungen zum Schutz der Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten vereinbart.
  • Rechtliche Zwecke: Wir können Informationen über Sie verwenden und, wenn wir annehmen, dass dies vernünftigerweise notwendig ist, an Gerichte, Parteien von Rechtsstreitigkeiten, staatliche Stellen, Strafverfolgungsbehörden sowie Rechts- und Fachberater weitergeben, um die Rechte und Vermögenswerte von Vanguard und mit Vanguard verbundenen Unternehmen zu schützen, wozu insbesondere gehört, Rechtsansprüche oder Verteidigungsargumente zu begründen, Rechtsberatung zu erhalten, unsere gesetzlichen Rechte zu verteidigen, unsere Rechte oder Vermögensverhältnisse und die von mit Vanguard verbundenen Unternehmen zu schützen, andere Nutzer unserer Dienstleistungen und Websites zu schützen sowie Leib, Leben oder Vermögen anderer (natürlicher oder juristischer Personen) zu schützen. Wir können Informationen über Sie ferner offenlegen, um geltendes Recht, Auflagen von Gerichtsverfahren, Gerichtsbeschlüsse oder andere gerichtliche Verfügungen zu befolgen, wie z. B. als Reaktion auf den Beschluss oder die Anweisung eines Gerichts.

Grenzüberschreitende Übermittlung von Informationen

Vanguard unterhält zentralisierte Server und Systeme generell in den Vereinigten Staaten und kann Server und Systeme auch an anderen Orten unterhalten. Diese Server und Systeme werden von bzw. im Auftrag von The Vanguard Group, Inc. oder verbundenen Unternehmen von Vanguard inner- oder außerhalb der Vereinigten Staaten verwaltet. Vanguard kann die Verarbeitung Ihrer Daten auch per Unterauftrag an Drittanbieter in den Vereinigten Staaten oder anderen Ländern als Ihrem Wohnsitzland vergeben oder die Daten aus anderen Gründen an diese Drittanbieter weitergeben. Wenn die von uns erhobenen personenbezogenen Daten über Sie in die Vereinigten Staaten oder an andere Orte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder Vereinigten Königreichs für die oben beschriebenen Zwecke übermittelt und dort verarbeitet werden, treffen wir daher Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Informationen das gleiche Schutzniveau erhalten, als ob sie im EWR oder Vereinigten Königreich verbleiben würden, einschließlich Abschluss von Datentransfervereinbarungen unter Verwendung der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder Nutzung von Zertifizierungssystemen wie etwa dem EU-US-Datenschutzrahmenwerk. Sie haben möglicherweise das Recht, Einzelheiten zu den Mechanismen zu erfahren, mit deren Hilfe Ihre Daten in Länder außerhalb des EWR oder des Vereinigten Königreichs übermittelt werden, und Zugang zu Datentransfervereinbarungen zu erhalten (die aus Gründen kommerzieller Vertraulichkeit geschwärzt sein können).

Qualität personenbezogener Daten

Vanguard verlässt sich auf die Richtigkeit der von seinen Kunden und anderen gelieferten Informationen. Wir unternehmen im Einklang mit geltendem Recht zumutbare Anstrengungen, um sicherzustellen, dass die von uns oder in unserem Auftrag erhobenen personenbezogenen Daten korrekt, aktuell und vollständig sind. Wenn sich Informationen über Sie ändern oder Sie Bedenken hinsichtlich der Richtigkeit der von Vanguard gespeicherten Informationen haben, sollten Sie uns unter der im Abschnitt „Kontaktaufnahme mit uns“ weiter unten angegebenen Adresse kontaktieren.

Ihre gesetzlichen Rechte

Vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen und in einigen Fällen abhängig von der von uns durchzuführenden Verarbeitungstätigkeit stehen Ihnen bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu.

Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten überlassen, sowie das Recht, über Folgendes informiert zu werden:

  • die Quelle Ihrer personenbezogenen Daten,
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die wir speichern,
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die wir personenbezogene Daten weitergegeben haben oder weitergeben werden,
  • den Zeitraum, für den personenbezogene Daten gespeichert werden, oder – sollte dies nicht möglich sein – die Kriterien, die zur Bestimmung dieses Zeitraums verwendet werden; wenn personenbezogene Daten nicht von Ihnen selbst erhoben wurden, verfügbare Informationen über ihre Quelle oder
  • die Existenz automatisierter Entscheidungsfindung.

Recht auf Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir unrichtige Informationen über Sie berichtigen. Wir haben die Möglichkeit, die Richtigkeit der Daten zu Ihnen zu überprüfen, bevor wir sie berichtigen.
Sie können ferner verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in begrenzten Fällen löschen, sofern

  • sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden,
  • Sie Ihre Einwilligung zurückgezogen haben (wenn die Datenverarbeitung auf der Einwilligung basierte),
  • Sie Ihr Recht auf Widerspruch mit Erfolg ausgeübt haben (siehe Widerspruchsrecht unten),
  • sie auf unrechtmäßige Weise verarbeitet wurden oder
  • wir einer rechtlichen Verpflichtung nachkommen müssen, der wir unterliegen.

Wir sind nicht verpflichtet, Ihrem Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nachzukommen, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um

  • eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen oder
  • Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, jedoch nur, wenn

  • ihre Richtigkeit bestritten wird, um uns die Überprüfung ihrer Richtigkeit zu ermöglichen,
  • die Verarbeitung gesetzwidrig ist, Sie jedoch nicht ihre Löschung wünschen,
  • sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, Sie sie jedoch nach wie vor benötigen, um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen, oder
  • Sie das Widerspruchsrecht ausgeübt haben und die Feststellung vorrangiger Gründe noch andauert.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Anschluss an einen Antrag auf Einschränkung weiterhin verwenden,

  • wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben,
  • um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen oder
  • um die Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen zu schützen.

Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können uns auffordern, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen oder diese Daten direkt an einen anderen Datenverantwortlichen übermitteln zu lassen, in beiden Fällen allerdings nur, wenn

  • die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen basiert und
  • die Verarbeitung auf automatisierte Weise geschieht.

Recht auf Rücknahme der Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft Geltung hat. Verarbeitungstätigkeiten, die vor dem Widerruf der Einwilligung stattfanden, bleiben unberührt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können jeder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, die unsere berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage hat, wenn Sie glauben, dass Ihre Grund- und Freiheitsrechte unsere berechtigten Interessen überwiegen. Wenn Sie Widerspruch erheben, haben wir die Möglichkeit, unsere zwingenden berechtigten Interessen zu demonstrieren, die Ihre Rechte und Freiheiten außer Kraft setzen.

Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke

Vanguard verwendet die von Ihnen oder über Sie auf dieser Website erhobenen personenbezogenen Daten nicht dazu, Produkte oder Dienstleistungen von Vanguard oder seinen verbundenen Unternehmen zu vermarkten.

Wenn Sie möchten, dass Vanguard die Versendung von Benachrichtigungen zu offenen Stellen an Ihre E-Mail-Adresse einstellt, können Sie deren weiteren Erhalt ablehnen, indem Sie die Anweisungen für das „Abmelden“ am Ende jeder Mitteilung befolgen.

Recht auf Erhalt eines Exemplars der Schutzvorkehrungen für personenbezogene Daten, die für Übermittlungen außerhalb Ihrer Rechtsordnung getroffen werden

Sie können verlangen, ein Exemplar der Sicherheitsvorkehrungen, nach denen Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden, oder Auskunft zu diesen Vorkehrungen zu erhalten. Wir können Datentransfervereinbarungen schwärzen, um kommerzielle Bedingungen zu schützen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde wie insbesondere Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie Bedenken bezüglich der Art und Weise haben, in der wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir bitten Sie, zunächst zu versuchen, etwaige Probleme mit uns zu lösen, auch wenn Sie das Recht haben, sich jederzeit an Ihre Aufsichtsbehörde zu wenden.

Wenn Sie eines der oben beschriebenen Rechte ausüben möchten, senden Sie uns bitte einen Antrag an die im Abschnitt „Kontaktaufnahme mit uns“ weiter unten angegebene postalische oder E-Mail-Adresse. Bitte geben Sie in Ihrer Nachricht das Recht an, das Sie ausüben möchten, und die Informationen, auf die Sie zugreifen oder die Sie überprüfen, korrigieren, übertragen oder löschen möchten.

Wir können Sie zur Bestätigung Ihrer Identität und aus Sicherheitsgründen um zusätzliche Informationen bitten, bevor wir die angeforderten personenbezogenen Daten an Sie weitergeben. Wir behalten uns das Recht vor, eine Gebühr zu erheben, wenn dies nach geltendem Recht zulässig ist, z. B. wenn Ihr Antrag offensichtlich unbegründet oder exzessiv ist.

Vorbehaltlich rechtlicher und anderer zulässiger Erwägungen unternehmen wir alle zumutbaren Anstrengungen, um Ihren Antrag umgehend zu bearbeiten oder Sie zu informieren, wenn wir weitere Informationen benötigen, um Ihren Antrag zu erfüllen. Wir sind möglicherweise nicht immer in der Lage, Ihrem Antrag uneingeschränkt nachzukommen, z. B. wenn dies die Vertraulichkeitsverpflichtung, die wir anderen gegenüber eingegangen sind, beeinträchtigen würde oder wenn wir aus rechtlichen Gründen befugt sind, mit der Anfrage auf andere Weise zu verfahren.

Datenschutz für Kinder

Sie müssen über 18 Jahre alt sein, um sich für eine Stelle bei Vanguard zu bewerben. Die Website richtet sich nicht an Kinder unter 18 Jahren und Vanguard erfasst nicht wissentlich Informationen von Personen unter 18 Jahren.

Sicherheit und Aufbewahrung von Informationen

Wir implementieren wirtschaftlich zumutbare physische, elektronische und verfahrenstechnische Sicherheitsvorkehrungen im Einklang mit geltendem Recht, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung und Vernichtung zu schützen. Nehmen Sie bitte zur Kenntnis, dass trotz unserer umfassenden Bemühungen datenbezogene Sicherheitsmaßnahmen keine hundertprozentige Sicherheit zu allen Zeiten garantieren können. Wenn Sie ein Konto für Stellenbewerbungen eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen, Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ihr Passwort, Ihr Telefon und Ihren Computer zu ergreifen, unter anderem indem Sie sich nach Verwendung eines gemeinsam genutzten Computers abmelden, ein robustes Passwort auswählen, das niemand sonst kennt oder leicht erraten kann, und Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort geheim halten.

Falls Sie mit einer Stellung bei uns beginnen, werden die Daten in Ihre Personalakte übermittelt; wenn dies nicht der Fall ist, werden Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung sechs Monate nach dem Zeitpunkt, an dem sie für den Zweck, für den sie erhalten wurden, nicht mehr benötigt werden, vernichtet. Personenbezogene Daten, die mit der Nutzung der Chatbot-Funktion verbunden sind, können zur Unterstützung geschäftlicher und betrieblicher Zwecke bis zu zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn Sie sich entscheiden, Informationen zu liefern, um der Talent Community anzugehören, werden Ihre Informationen aufbewahrt, sofern und solange Sie sie nicht löschen.

Kontaktaufnahme mit uns

Wenn Sie Fragen zum Bewerbungsverfahren haben, kontaktieren Sie uns bitte unter careers@vanguard.com.

Wenn Sie Fragen zum Personalbeschaffungsprozess haben, die den Datenschutz betreffen, einschließlich Anträgen zur Ausübung Ihrer gesetzlichen Rechte, senden Sie uns bitte eine E-Mail an privacy@vanguard.com. Sie können auch Kontakt mit uns aufnehmen, indem Sie eine Nachricht an folgende Adresse schicken:
Vanguard Asset Management, Limited
Attn: Data Protection Officer
25 Walbrook
London, GB EC4N 8AF

Wenn Sie Bedenken darüber äußern, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgegangen sind, können wir zusätzliche Details von Ihnen bezüglich Ihrer Bedenken anfordern und andere Parteien beauftragen oder konsultieren, um Ihr Problem zu untersuchen und zu klären. Unterlagen zu Ihrer Anfrage und jedem Beschluss bezüglich Ihres Problems werden von uns aufbewahrt.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir veröffentlichen Änderungen an dieser Erklärung zusammen mit dem Datum des Inkrafttretens der geänderten Erklärung auf dieser Website. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung in regelmäßigen Abständen durchzugehen.

Überarbeitet: März 2024

Déclaration de confidentialité – UE | Carrières Vanguard

Portée de l’introduction et de la déclaration

Le groupe Vanguard (« Vanguard ») est l’une des familles de sociétés de gestion d’investissement les plus importantes et les plus respectées au monde, avec des fonds d’investissement, des bureaux et des sociétés affiliées en Amérique du Nord, en Australie, en Europe et en Asie. Le siège mondial de Vanguard est situé aux États-Unis. Pour plus d’informations sur les sociétés affiliées à Vanguard (« Sociétés affiliées à Vanguard ») en dehors des États-Unis, veuillez consulter le site ici.

Vanguard Careers, http://vanguardjobs.com (le « Site »), est un site Web appartenant à Vanguard. Sur le Site, les personnes intéressées par un emploi chez Vanguard peuvent rechercher et postuler à des postes vacants.

La présente Déclaration de confidentialité régit uniquement la collecte, l’utilisation, la divulgation et le transfert des données à caractère personnel que nous recueillons sur le Site et lors du processus de candidature.  La présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas à tout autre site Web exploité par Vanguard.

En visitant ce Site, en utilisant la technologie de chatbot IA (« Assistant virtuel ») ou d’autres fonctionnalités du Site, en demandant une publication ouverte, ou en fournissant autrement des informations à Vanguard via ce Site, vous reconnaissez les pratiques décrites dans la Déclaration. Veuillez également consulter les conditions générales, qui sont intégrées aux présentes par référence, pour obtenir des informations supplémentaires relatives à votre utilisation de ce Site.

Collecte de données

Vanguard collecte des données directement auprès de vous lorsque vous postulez à un emploi ou lorsque vous vous inscrivez à notre Communauté de talents. Nous recueillons également des données vous concernant systématiquement lorsque vous naviguez sur notre site ou en utilisez les fonctionnalités.

Quelles données à caractère personnel recueillons-nous ?

Vanguard peut recueillir les données à caractère personnel suivantes auprès de vous :

  • Données à caractère personnel que nous recueillons lorsque vous postulez à un emploi :  pour postuler à un poste vacant sur ce Site, vous devez d’abord créer un compte sur notre système de traitement des candidatures. Pour créer un compte, vous devrez fournir votre adresse e-mail et créer un mot de passe. Vous pouvez terminer le processus de création de compte sans postuler à un poste. Vous pouvez également enregistrer et revenir à une application après avoir créé un compte. Les données que nous vous demandons de soumettre dans le cadre de votre candidature sur ce Site varient en fonction du poste et de la société affiliée Vanguard à laquelle vous soumettez votre candidature. Si vous souhaitez postuler à un poste vacant sur ce Site, nous pouvons recueillir les éléments suivants, lorsque la loi l’autorise ou l’exige :
    • votre nom complet
    • adresse postale
    • numéro de téléphone préféré
    • adresse e-mail
    • historique de travail
    • formation
    • compétences linguistiques
    • licences professionnelles (p. ex., adhésion au barreau)
    • statut de résidence légale
    • si vous avez déjà occupé ou postulé à des postes chez Vanguard
    • informations de recommandation
    • toute information fournie sur votre CV
  • données à caractère personnel que nous recueillons lorsque vous vous inscrivez à notre Communauté de talents : Pour rester informé de nos dernières opportunités de carrière, vous pouvez créer un profil sur notre Communauté de talents, qui est fourni par Symphony Talent, un prestataire de services. Un profil sur notre Communauté de talents est distinct du processus de création de compte et de candidature à un emploi décrit ci-dessus. Si vous choisissez de créer un profil sur notre Communauté de talents, il vous sera demandé de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Nous collecterons également les informations suivantes :
    • votre nom complet
    • code postal
    • adresse e-mail
    • numéro de téléphone portable (facultatif)
    • intitulé de poste actuel ou dernier
    • niveau d’éducation
    • domaine d’intérêt
    • les informations que vous fournissez sur votre CV
    • votre intitulé de poste préféré
    • votre lieu de travail préféré
    • vos préférences de déménagement et de voyage

Vous pouvez choisir de rejoindre la Communauté de talents Vanguard en vous connectant à l’un de vos réseaux sociaux, y compris Facebook, Google et LinkedIn. Si vous vous inscrivez en utilisant un réseau social, Vanguard utilisera les informations de votre profil de réseau social pour compléter votre profil de communauté de talents.
Outre les catégories d’informations ci-dessus, nous pouvons également recueillir des « catégories particulières » de données si vous nous les fournissez dans votre CV. Cependant, nous ne vous demandons pas de nous fournir d’informations médicales ou d’autres données à caractère personnel sensibles.
Vous pouvez également choisir de recevoir des alertes d’emploi par e-mail et d’être contacté directement par nos recruteurs si un emploi correspondant à votre profil devient disponible. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement au bas de l’e-mail d’alerte d’emploi ou dans votre profil de Communauté de talents.
Nous vous demandons de fournir les données à caractère personnel demandées dans la demande pour traiter votre demande d’emploi chez nous. Si vous ne fournissez pas tout ou partie de ces données à caractère personnel, cela peut affecter notre capacité à traiter votre candidature et donc à conclure un contrat de travail avec vous. Nous vous informerons lorsque nous demanderons des données à caractère personnel en raison d’une exigence contractuelle ou pour nous conformer à nos obligations légales.

Quelles données à caractère personnel recueillons-nous sur l’utilisation du Site ?

Le Site utilise une variété de technologies, telles que la technologie de chatbot IA, les cookies, les balises Web et des mécanismes similaires, comme décrit plus en détail ci-dessous, pour recueillir des informations qui nous permettent de fournir des fonctionnalités du Site (par exemple, l’Assistant virtuel, si vous choisissez de l’utiliser) et nous aident à comprendre comment le Site est utilisé (appelé analyse du site Web. Pour plus d’informations, voir à la fin de cette section). Plus précisément, lorsque vous visitez le Site, nous ou nos fournisseurs de services tiers pouvons recueillir automatiquement une série d’informations techniques et de navigation vous concernant via ces technologies, y compris, le cas échéant : votre type d’ordinateur ou d’appareil, la version du système d’exploitation, le type et la version du navigateur, la chaîne de l’agent utilisateur, le type de connexion internet, le fournisseur de réseau mobile, la date et l’heure de votre visite, le temps écoulé depuis votre dernière visite, les pages web que vous consultez, les liens sur lesquels vous cliquez, les recherches effectuées sur le site, l’adresse de protocole internet (IP) utilisée pour accéder au site et votre situation géographique générale (par exemple, votre ville ou votre code postal). Nous pouvons également utiliser des technologies de suivi similaires dans les e-mails que nous ou des tiers vous envoyons, comme décrit plus en détail ci-dessous. Lorsque vous visitez le Site, vous pouvez accepter ou refuser ces cookies et autres mécanismes de suivi, à l’exception de ceux qui sont strictement nécessaires pour vous permettre d’entrer et de vous déplacer sur le Site et d’utiliser les fonctionnalités essentielles du Site. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.

Cookies

Un cookie est un petit fichier de lettres et de chiffres qui est stocké sur votre ordinateur, tablette, téléphone portable ou autre appareil lorsque vous visitez un site Web. Les cookies contiennent des données qui sont transférées ou lues sur votre appareil et permettent aux sites Web de reconnaître les appareils et de stocker certaines données, telles que les préférences de l’utilisateur. Les cookies sont utilisés pour vous distinguer des autres utilisateurs du Site. Cela nous aide à vous offrir une bonne expérience de navigation lorsque vous consultez notre Site et nous permet également de l’améliorer. Nous et nos prestataires de services tiers utilisons des cookies de session, qui relient vos actions pendant une session de navigateur particulière et expirent à la fin de cette session, ainsi que des cookies persistants, qui restent sur votre appareil et nous permettent de mémoriser vos actions ou préférences sur plusieurs sessions de navigateur.

Comment refuser et supprimer les cookies

Si vous craignez d’avoir des cookies sur votre ordinateur, vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour indiquer quand un cookie est installé, ce qui vous permet de décider de l’accepter ou non. Vous pouvez également supprimer les cookies de votre ordinateur. La rubrique d’aide de la plupart des navigateurs Web vous expliquera comment empêcher votre navigateur d’accepter les nouveaux cookies, comment recevoir un avis lorsqu’un nouveau cookie est installé, et comment désactiver complètement les cookies. Cependant, si vous choisissez de bloquer ou de supprimer les cookies, certaines fonctionnalités du Site peuvent ne pas fonctionner correctement. Les cookies utilisés sur notre Site sont classés de la manière suivante :

  • Cookies strictement nécessaires : Nous utilisons des cookies strictement nécessaires pour nous assurer que notre site Web fonctionne correctement. Par exemple, pour vous aider à répondre aux demandes courantes en ligne, comme la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion à votre compte et le remplissage de formulaires en ligne. Ces cookies sont définis par défaut et ne peuvent pas être désactivés.
  • Cookies de performance : Nous utilisons des cookies de performance pour mesurer le trafic du site Web et la popularité des pages. Ces données sont utilisées pour mesurer et améliorer l’expérience de nos clients et visiteurs du site Web. Si vous désactivez ces cookies, vos données à caractère personnel ne seront pas incluses dans nos données agrégées et nous ne serons pas en mesure de savoir quand vous avez visité notre site.
  • Cookies fonctionnels :  Ces cookies permettent au site Web de fournir des fonctionnalités et une personnalisation améliorées. Ils peuvent être définis par nous ou par des prestataires tiers dont nous avons ajouté les services à nos pages. Si vous n’autorisez pas ces cookies, certains ou tous ces services peuvent ne pas fonctionner correctement.
  • Cookies de ciblage : Ces cookies peuvent être placés sur notre Site par nos partenaires publicitaires. Elles peuvent être utilisées par ces sociétés pour créer un profil de vos intérêts et vous montrer des publicités pertinentes sur d’autres sites. Ils ne stockent pas de données à caractère personnel directement identifiables, mais sont basés sur l’identification unique de votre navigateur et de votre appareil Internet. Si vous n’autorisez pas ces cookies, vous bénéficierez de publicités moins ciblées.

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment à l’aide de notre outil de préférences en matière de cookies en modifiant le bouton de basculement de chaque catégorie de cookies. Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur « Confirmer mes choix ».

Si vous craignez d’avoir des cookies sur votre ordinateur, vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour indiquer quand un cookie est installé, ce qui vous permet de décider de l’accepter ou non. Vous pouvez également supprimer les cookies de votre ordinateur. La rubrique d’aide de la plupart des navigateurs Web vous expliquera comment empêcher votre navigateur d’accepter les nouveaux cookies, comment recevoir un avis lorsqu’un nouveau cookie est installé, et comment désactiver complètement les cookies. Cependant, si vous choisissez de bloquer ou de supprimer les cookies, certaines fonctionnalités de notre Site peuvent ne pas fonctionner correctement.

Si vous modifiez les paramètres de votre navigateur Web ou supprimez vos cookies, dans les deux cas, afin que Vanguard ne puisse pas détecter les préférences antérieures en matière de cookies que vous pourriez avoir indiquées, l’option de consentement pourra vous être présentée à nouveau la prochaine fois que vous visiterez notre Site.

Balises Web

Le Site et les e-mails que vous recevez de Vanguard utilisent une application appelée « balise Web » (également appelée « balise pixel » ou « gif invisible »). Une balise Web est un fichier électronique qui se compose généralement d’une image à un pixel. Nous et nos prestataires de services pouvons utiliser des balises Web et des cookies pour déterminer si et quand vous recevez et ouvrez nos e-mails. Ces balises et cookies peuvent également saisir des données telles que le type d’appareil, le système d’exploitation, le programme de messagerie et le navigateur Web utilisés pour afficher l’e-mail, l’adresse IP à partir de laquelle vous avez ouvert l’e-mail, et si vous cliquez sur l’un des liens dans l’e-mail.

Analyse du site Web

Les outils que nous utilisons pour l’analyse du site Web ne recueillent pas d’adresses IP ou ne les anonymisent pas lors de la collecte et tous les profils créés par ces outils ne contiennent que des données agrégées. Les prestataires de services fournissant ces outils ne sont pas autorisés à utiliser les données recueillies en notre nom, sauf pour nous aider à mener et à améliorer notre activité et sous réserve de nos instructions. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fournisseur de chaque outil et sur la manière dont vous pouvez vous opposer à la collecte et au traitement des données par l’outil respectif.

Google Analytics

Google Analytics est fourni par Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Californie, 94043 États-Unis (« Google »). Google garantit des normes adéquates en matière de protection des données en raison de sa certification pour le Cadre de protection des données UE-États-Unis. Vous pouvez vous opposer à la collecte ou au traitement de vos données par cet outil via ce lien : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

lisation, base juridique et divulgation

Comment utilisons-nous les données à caractère personnel ?
Nous utilisons les données à caractère personnel que nous recueillons aux fins décrites dans la présente Déclaration, aux fins pour lesquelles elles nous ont été confiées, comme l’exige la loi, et à nos fins commerciales, notamment :

  • Pour établir un profil pour vous sur les carrières Vanguard ou par l’intermédiaire de la Communauté de talents ;
  • Pour traiter votre candidature et évaluer votre adéquation à un ou plusieurs
postes vacants ;
  • Pour vous informer des opportunités d’emploi qui correspondent à votre intérêt. Par exemple, si vous vous inscrivez à notre Communauté de talents et que vous acceptez de recevoir des alertes d’emploi par e-mail, vous recevrez des alertes par e-mail concernant des emplois potentiels ;
  • Pour assurer la fonctionnalité de chatbot « Assistant virtuel » d’IA. Si vous choisissez de l’utiliser, le chatbot utilisera l’IA non générative/le traitement du langage naturel (natural language processing, NLP) pour vous aider dans des tâches telles que la recherche d’informations sur Vanguard et les postes vacants, la candidature à un emploi et la planification d’entretiens. La fonctionnalité d’IA n’est pas utilisée pour la prise de décision automatisée au sens de l’art. 22 du RGPD ;
  • Pour nous conformer à nos obligations légales et protéger nos droits légaux, y compris pour nous conformer à nos obligations de tenue des registres et de déclaration ;
  • Pour compter et reconnaître les visiteurs du Site et des différentes fonctionnalités du Site et mieux comprendre comment les utilisateurs accèdent à notre Site et aux produits et services Vanguard et les utilisent ;
  • Pour soutenir les performances du Site, effectuer des analyses du Site, améliorer la navigation sur le Site et améliorer notre conception et nos fonctionnalités Web ; et

Bases juridiques pour l’utilisation des données à caractère personnel

Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne partagerons vos données à caractère personnel que si nous sommes convaincus que nous disposons d’une base juridique appropriée pour le faire. Dans la mesure où nous traitons des données à caractère personnel, nous le faisons parce que :

  • Notre utilisation de vos informations est nécessaire pour exécuter un contrat ou prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous (par exemple, lorsque nous utilisons vos données pour vous proposer une offre d’emploi) ;
  • Notre utilisation des données est nécessaire pour les décisions d’embauche ;
  • Notre utilisation de vos données est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire pertinente que nous avons en vertu du droit de l’UE ou d’un État membre de l’UE (par exemple, lorsque nous sommes tenus d’effectuer une vérification des antécédents pour nous conformer aux réglementations applicables ou lorsque nous sommes tenus de divulguer des données à un tribunal ou une autorité fiscale) ;
  • Vous nous avez donné votre consentement pour que nous utilisions vos données (par exemple, en ce qui concerne notre utilisation des cookies de ciblage sur le Site ou votre adhésion aux alertes d’emploi par e-mail) ; ou
  • Notre utilisation de vos Données à caractère personnel est dans notre intérêt légitime en tant qu’organisation commerciale (par exemple, afin de vous fournir l’Assistant virtuel ou d’autres fonctionnalités du Site, mieux comprendre comment notre Site est utilisé et améliorer notre conception et notre fonctionnalité Web), dans ces cas, nous traiterons vos données à caractère personnel à tout moment d’une manière proportionnée et respectueuse de vos droits à la vie privée, et vous avez le droit de vous opposer à ce traitement comme expliqué dans la section ci-dessous intitulée « Vos droits légaux ».

Si vous souhaitez en savoir plus sur les bases juridiques sur lesquelles nous traitons vos informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

À qui divulguons-nous des données à caractère personnel ?

Nous divulguerons des données à caractère personnel à des tiers aux fins suivantes, conformément à la loi. Vous pouvez disposer de certains droits de vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel, comme décrit ci-après.

  • Affiliés : Nous divulguons des Données à caractère personnel et autres Données aux Affiliés de Vanguard aux fins décrites dans la présente Déclaration. Si vous choisissez de vous inscrire à notre Communauté de talents, les informations que vous fournissez seront disponibles pour tous les Affiliés Vanguard et ils pourront vous contacter concernant les postes vacants correspondant à vos intérêts.
  • Prestataires de services tiers : Nous divulguons des données à caractère personnel vous concernant à nos prestataires de services informatiques afin de traiter votre candidature, de fournir l’Assistant virtuel ou d’autres fonctionnalités du Site, de maintenir votre profil de Communauté de talents ou de vous envoyer des alertes d’emploi. Nos prestataires de services sont sélectionnés en partie sur la base de leurs capacités de sécurité de l’information, et nous mettons en place des conditions contractuelles pour protéger la confidentialité de vos données à caractère personnel.
  • Finalités légales : Nous pouvons utiliser et divulguer des informations vous concernant si nous le jugeons raisonnablement nécessaire aux tribunaux, parties au contentieux, les autorités gouvernementales, les organismes d’application de la loi, et des conseillers juridiques et professionnels pour protéger les droits et la propriété de Vanguard et de ses Affiliés, y compris pour établir des réclamations ou des défenses en justice, pour obtenir des conseils juridiques, pour défendre nos droits légaux, pour protéger nos droits ou nos biens et ceux des Affiliés de Vanguard, pour protéger les autres utilisateurs de nos services et de nos Sites, et pour protéger la vie, corps, ou la propriété d’autrui (personnes ou entités). Nous pouvons également divulguer des données vous concernant pour nous conformer à la loi, à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à une autre procédure légale, par exemple en réponse à une ordonnance ou à une instruction du tribunal.

Transfert transfrontalier de données

Vanguard maintient généralement des serveurs et des systèmes centralisés aux États-Unis et peut maintenir des serveurs et des systèmes ailleurs. Ces serveurs et systèmes sont gérés par ou pour le compte de The Vanguard Group, Inc., ou des Affiliés de Vanguard situées aux États-Unis ou à l’extérieur. Vanguard peut également sous-traiter le traitement de vos informations à d’autres tiers aux États-Unis ou dans d’autres pays que votre pays de résidence, ou partager autrement vos informations avec eux. Par conséquent, lorsque les données à caractère personnel vous concernant que nous recueillons sont transférées et traitées aux États-Unis ou ailleurs en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni aux fins décrites ci-dessus, nous prendrons des mesures pour nous assurer que les informations bénéficient du même niveau de protection que si elles restaient dans l’EEE ou au Royaume-Uni, y compris la conclusion d’accords de transfert de données, en utilisant les Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou en s’appuyant sur des programmes de certification tels que le Cadre de protection des données UE-États-Unis. Vous pouvez avoir le droit de recevoir des détails sur les mécanismes en vertu desquels vos données sont transférées en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, et d’obtenir l’accès aux accords de transfert de données (qui peuvent être expurgés pour des raisons de confidentialité commerciale).

Qualité des données à caractère personnel

Vanguard s’appuie sur l’exactitude des données confiées par ses clients et par d’autres. Nous déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que les données à caractère personnel recueillies par nous ou en notre nom sont exactes, à jour et complètes, conformément à la loi applicable. Si des données vous concernant changent ou si vous avez des préoccupations concernant l’exactitude des données vous concernant détenues par Vanguard, vous devez nous contacter à l’adresse indiquée dans la section Nous contacter ci-dessous.

Vos droits légaux

Sous réserve de certaines exemptions et, dans certains cas, en fonction de l’activité de traitement que nous entreprenons, vous disposez de certains droits concernant vos Données à caractère personnel.

Droit d’accès aux données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander à ce que nous vous remettions une copie de vos données à caractère personnel, et vous avez le droit d’être informé de :

  • la source de vos données à caractère personnel ;
  • les catégories de données à caractère personnel que nous détenons ;
  • les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront divulguées ;
  • la période pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées ou, si cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période ; lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été recueillies directement auprès de vous, les informations disponibles sur leur source ; ou
  • l’existence d’une prise de décision automatisée.

Droit de rectification ou d’effacement des données à caractère personne

Vous avez le droit de demander que nous rectifions les données inexactes vous concernant. Nous pouvons chercher à vérifier l’exactitude des données vous concernant avant de les rectifier.

Vous pouvez également nous demander d’effacer vos données à caractère personnel dans des circonstances limitées lorsque :

  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ;
  • vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données était basé sur le consentement) ;
  • suite à un droit d’opposition accordé (voir Droit d’opposition ci-dessous) ;
  • elles ont été traitées illégalement ; ou
  • pour nous conformer à une obligation légale qui nous est imposée.

Nous ne sommes pas tenus de nous conformer à votre demande d’effacement de vos données à caractère personnel si le traitement est nécessaire :

  • pour le respect d’une obligation légale ; ou
  • pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, mais uniquement lorsque :

  • leur exactitude est contestée, pour nous permettre d’en vérifier l’exactitude ;
  • le traitement est illégal mais vous ne souhaitez pas que nous effacions les données ;
  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, mais vous en avez toujours besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou
  • vous avez exercé le droit de vous opposer, et la vérification des motifs impérieux est en cours.

Nous pouvons continuer à utiliser vos données à caractère personnel suite à une demande de restriction :

  • lorsque nous avons votre consentement ;
  • pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou
  • pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale.

Droit de transférer vos données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de vous remettre vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient transférées directement à un autre responsable du traitement des données, mais dans chaque cas uniquement lorsque :

  • le traitement est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
  • le traitement est effectué par des moyens automatisés.

Droit de retirer votre consentement

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait s’applique de manière prospective uniquement. Le traitement qui a eu lieu avant le retrait du consentement n’est pas affecté.

Droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez vous opposer à tout traitement de vos informations à caractère personnel qui a pour base juridique nos intérêts légitimes, si vous pensez que vos droits et libertés fondamentaux l’emportent sur nos intérêts légitimes. Si vous vous opposez au traitement, nous avons la possibilité de démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux qui prévalent sur vos droits et libertés.

Droit de s’opposer à la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct

Vanguard n’utilise pas les données à caractère personnel recueillies auprès de vous ou à votre sujet sur ce Site pour commercialiser des produits ou services Vanguard ou de ses sociétés affiliées.

Si vous souhaitez que Vanguard cesse d’envoyer des alertes d’emploi à votre adresse e-mail, vous pouvez refuser de les recevoir en suivant les instructions de « désabonnement » au bas de chaque communication.

Droit d’obtenir une copie des mesures de protection des données à caractère personnel utilisées pour les transferts en dehors de votre juridiction

Vous pouvez demander à obtenir une copie ou une référence aux garanties en vertu desquelles vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Union européenne. Nous pouvons annuler des accords de transfert de données pour protéger les conditions commerciales.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, y compris votre autorité de contrôle locale, si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Nous vous demandons de bien vouloir essayer de résoudre tout problème avec nous en premier, bien que vous ayez le droit de contacter votre autorité de contrôle à tout moment.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous envoyer une demande à l’adresse ou par e-mail indiquée dans la section « Nous contacter » ci-dessous. Dans votre message, veuillez indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les données auxquelles vous souhaitez accéder, que vous souhaitez examiner, corriger, transférer ou supprimer.

Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité et à des fins de sécurité, avant de divulguer les données à caractère personnel vous concernant qui ont été demandées. Nous nous réservons le droit de facturer des frais lorsque la loi l’autorise, par exemple si votre demande est manifestement infondée ou excessive.

Sous réserve des considérations légales et autres considérations autorisées, nous ferons tous les efforts raisonnables pour honorer votre demande rapidement ou vous informer si nous avons besoin d’informations supplémentaires pour répondre à votre demande. Il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre entièrement à votre demande, par exemple si cela affecte le devoir de confidentialité que nous devons à d’autres personnes, ou si nous sommes légalement autorisés à traiter la demande d’une autre manière.

Confidentialité des enfants

Vous devez avoir plus de 18 ans pour postuler à un emploi chez Vanguard. Le Site n’est pas destiné aux enfants de moins de 18 ans, et Vanguard ne recueille pas sciemment de données auprès de personnes de moins de 18 ans.

Sécurité et conservation des données

Nous utilisons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales commercialement raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération et la destruction conformément à la loi applicable. Nous vous rappelons que malgré tous nos efforts, aucune mesure de sécurité de données ne peut garantir une sécurité absolue et permanente. Si vous avez créé un compte de candidature à un emploi, nous vous recommandons de prendre des mesures pour vous protéger contre l’accès non autorisé à votre mot de passe, votre téléphone et votre ordinateur, entre autres choses, en vous déconnectant après avoir utilisé un ordinateur partagé, en choisissant un mot de passe robuste que personne d’autre ne connaît ou ne peut facilement deviner, et en gardant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe privés.

À moins que vous ne commenciez à travailler chez nous, auquel cas les données seront transférées dans votre dossier d’emploi, les données relatives à votre candidature seront détruites six mois après qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues. Les données à caractère personnel liées à l’utilisation de la fonction chatbot peuvent être conservées pendant une durée maximale de deux ans à des fins commerciales et opérationnelles. Si vous choisissez de confier des données pour faire partie de la Communauté des talents, vos informations seront conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez.

Nous contacter

Si vous avez des questions concernant le processus de candidature, veuillez nous contacter à l’adresse careers@vanguard.com.

Si vous avez des questions relatives à la confidentialité concernant le processus de recrutement, y compris des demandes d’exercice de vos droits légaux, veuillez nous envoyer un e-mail à privacy@vanguard.com. Vous pouvez également nous contacter en envoyant un message à :
Vanguard Asset Management, Limited
À l’attention de : Délégué à la protection des données
25 Walbrook
London, GB EC4N 8AF

Si vous faites part de vos préoccupations concernant la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel, nous pouvons vous demander des détails supplémentaires concernant vos préoccupations et nous pouvons engager ou consulter d’autres parties pour enquêter et résoudre votre problème. Nous conserverons des registres de votre demande et de toute résolution de votre problème.

Modifications de la présente Déclaration de confidentialité

Nous publierons les modifications apportées à la présente Déclaration sur ce Site ainsi que la date d’effet de la Déclaration modifiée Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Déclaration.

Date de révision : Mars 2024

Informativa sulla privacy – UE | Vanguard Careers

Introduzione e ambito di applicazione dell’Informativa

Vanguard Group (“Vanguard”) è una delle famiglie di società di gestione degli investimenti più grandi e rispettate al mondo, con fondi d’investimento, uffici e filiali in Nord America, Australia, Europa e Asia. La sede centrale globale di Vanguard si trova negli Stati Uniti. Per informazioni sulle società affiliate a Vanguard (“Affiliate Vanguard”) al di fuori degli Stati Uniti, visitare qui.

Vanguard Careers, http://vanguardjobs.com (il “Sito”), è un sito internet di proprietà di Vanguard. Sul Sito, le persone interessate a lavorare con Vanguard possono consultare le posizioni aperte e candidarsi alle medesime.

La presente Informativa sulla privacy regola esclusivamente la raccolta, l’uso, la divulgazione e il trasferimento delle informazioni personali che raccogliamo sul Sito e attraverso il processo di candidatura;  questa Informativa sulla privacy non si applica a nessun altro sito internet gestito da Vanguard.

Visitando questo Sito, utilizzando la tecnologia chatbot AI (“Assistente virtuale”) o altre funzioni del Sito, candidandosi a un annuncio aperto o fornendo in altro modo informazioni a Vanguard attraverso questo Sito, si accettano le pratiche descritte nell’Informativa. Per ulteriori informazioni relative all’utilizzo del Sito, si prega di fare riferimento anche ai termini e condizioni, qui incorporati a titolo di riferimento.

Raccolta di informazioni

Vanguard raccoglie informazioni direttamente da voi quando vi candidate per un impiego o vi registrate alla nostra Talent Community. Inoltre, raccogliamo sistematicamente informazioni su di voi durante la navigazione del sito e/o l’utilizzo delle sue funzionalità.

Quali informazioni personali raccogliamo?

Vanguard può raccogliere le seguenti informazioni personali:

  • Informazioni personali che raccogliamo quando vi candidate per un impiego:  Per candidarsi a una posizione aperta attraverso questo Sito, è necessario creare un account sul nostro sistema di elaborazione delle candidature. Per creare un account, è necessario fornire il proprio indirizzo e-mail e creare una password. È possibile completare il processo di creazione dell’account senza candidarsi per una posizione. È anche possibile salvare e tornare a una domanda dopo aver creato un account. Le informazioni che vi chiediamo di presentare come parte della vostra domanda di assunzione attraverso questo Sito variano a seconda della posizione e della società affiliata Vanguard a cui state presentando la vostra candidatura. Se desiderate candidarvi per una posizione aperta attraverso questo Sito, potremmo raccogliere i seguenti dati, ove consentito o richiesto dalla legge:
    • nome e cognome
    • indirizzo postale
    • numero di telefono preferito
    • indirizzo e-mail
    • storia lavorativa
    • formazione scolastica
    • competenze linguistiche
    • licenze professionali (ad esempio, iscrizione all’ordine degli avvocati)
    • stato di residenza legale
    • se in precedenza avete ricoperto o vi siete candidati a posizioni Vanguard
    • informazioni sulle referenze
    • qualsiasi informazione fornita nel curriculum vitae
  • Informazioni personali che raccogliamo quando vi registrate alla nostra Talent Community: Per rimanere aggiornati sulle nostre ultime opportunità di carriera è possibile creare un profilo sulla nostra Talent Community, che è fornita da Symphony Talent, un fornitore di servizi. La creazione di un profilo sulla nostra Talent Community è separata dal processo di creazione dell’account e di richiesta di candidatura all’impiego descritto sopra. Se scegliete di creare un profilo nella nostra Talent Community, vi verrà chiesto di creare un nome utente e una password. Raccoglieremo anche le seguenti informazioni:
    • nome e cognome
    • codice postale
    • indirizzo e-mail
    • numero di cellulare (facoltativo)
    • titolo di lavoro attuale o ultimo
    • livello di istruzione
    • area di interesse
    • informazioni fornite nel curriculum vitae
    • la qualifica lavorativa preferita
    • la sede di lavoro preferita
    • le preferenze di trasferimento e di viaggio

È possibile scegliere di unirsi alla Vanguard Talent Community effettuando l’accesso a uno dei propri social network, tra cui Facebook, Google e LinkedIn. Se ci si iscrive utilizzando un social network, Vanguard utilizzerà le informazioni del profilo del social network per completare il profilo della Talent Community.

Oltre alle categorie di informazioni di cui sopra, possiamo raccogliere anche “categorie particolari” di dati se ci vengono fornite nel curriculum vitae. Tuttavia, non chiediamo di fornirci informazioni mediche o altri dati personali sensibili.

Potete anche scegliere di ricevere avvisi di offerte di lavoro via e-mail ed essere contattati direttamente dai nostri reclutatori nel caso in cui si renda disponibile un lavoro corrispondente al vostro profilo. L’utente può rinunciare a questo servizio in qualsiasi momento tramite il link di annullamento dell’iscrizione in fondo all’e-mail di avviso di lavoro o all’interno del proprio profilo Talent Community.

Per elaborare la propria candidatura per un impiego presso di noi, vi chiediamo di fornirci i dati personali richiesti nella domanda. Il mancato conferimento di alcuni o di tutti questi dati personali può compromettere la nostra capacità di elaborare la candidatura e quindi di stipulare un contratto di lavoro con voi. Vi informeremo quando vi chiediamo dati personali a causa di un requisito contrattuale o per adempiere ai nostri obblighi legali.

Quali informazioni personali raccogliamo sull’utilizzo del Sito?

Il Sito utilizza una serie di tecnologie, come la tecnologia chatbot AI, i cookie, i web beacon e meccanismi simili, come descritto più avanti, per raccogliere informazioni che ci consentono di fornire le funzionalità del Sito (ad esempio l’Assistente virtuale, se si sceglie di utilizzarlo) e ci aiutano a capire come viene utilizzato il Sito (la cosiddetta analisi del sito web; per ulteriori informazioni si veda la fine di questa sezione). In particolare, quando si visita il Sito, noi o i nostri fornitori di servizi terzi possiamo raccogliere automaticamente una serie di informazioni tecniche e di navigazione sull’utente tramite queste tecnologie, tra cui, a seconda dei casi: il tipo di computer o dispositivo; la versione del sistema operativo; il tipo e la versione del browser; la stringa dell’agente utente; il tipo di connessione a Internet; il provider di rete mobile; la data e l’ora della visita; il tempo trascorso dall’ultima visita; le pagine web visualizzate; i link cliccati; le ricerche effettuate sul Sito; l’indirizzo del protocollo Internet (IP) utilizzato per accedere al Sito; e la posizione geografica generale dell’utente (ad esempio, la città, il paese o il codice postale). Possiamo anche utilizzare tecnologie di tracciamento simili nelle e-mail che noi o terze parti inviamo all’utente, come descritto di seguito. Quando visitate il Sito, potete accettare o rifiutare questi cookie e altri meccanismi di tracciamento, ad eccezione di quelli strettamente necessari per entrare e muoversi nel Sito e per utilizzare le funzioni essenziali del Sito. È possibile modificare la propria preferenza in qualsiasi momento.

Cookie

Un cookie è un piccolo file di lettere e numeri che viene memorizzato sul vostro computer, tablet, telefono cellulare o altro dispositivo quando visitate un sito web. I cookie contengono informazioni che vengono trasferite o lette sul dispositivo dell’utente e consentono ai siti web di riconoscere i dispositivi e memorizzare determinate informazioni, come le preferenze dell’utente. I cookie vengono utilizzati per distinguere l’utente dagli altri utenti del Sito. Questo ci aiuta a fornirvi un’esperienza utile quando navigate sul Sito e ci permette di migliorare il Sito. Noi e i nostri fornitori di servizi terzi utilizziamo cookie di sessione, che collegano le azioni dell’utente durante una particolare sessione del browser e scadono al termine di tale sessione, nonché cookie persistenti, che rimangono sul dispositivo dell’utente e ci consentono di ricordare le azioni o le preferenze dell’utente in più sessioni del browser.

Come rifiutare e cancellare i cookie

Se siete preoccupati per la presenza di cookie sul vostro computer, potete impostare il vostro browser in modo che rifiuti tutti i cookie o che indichi quando un cookie viene impostato, consentendovi di decidere se accettarlo o meno. È inoltre possibile eliminare i cookie dal proprio computer. La funzione di aiuto della maggior parte dei browser web indica come impedire al browser di accettare nuovi cookie, come ricevere un avviso quando viene impostato un nuovo cookie e come disabilitare del tutto i cookie. Tuttavia, se si sceglie di bloccare o eliminare i cookie, alcune funzioni del Sito potrebbero non funzionare correttamente. I cookie utilizzati sul nostro sito sono classificati come segue:

  • Cookie strettamente necessari: Utilizziamo cookie strettamente necessari per garantire il corretto funzionamento del nostro sito internet. Ad esempio, per aiutarvi a completare richieste online comuni, come l’impostazione delle preferenze sulla privacy, l’accesso al vostro account e la compilazione di moduli online. Questi cookie sono impostati per default e non possono essere disattivati.
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  • Cookie funzionali:  Questi cookie consentono al sito internet di fornire funzionalità e personalizzazioni avanzate. Possono essere impostati da noi o da fornitori terzi i cui servizi sono stati aggiunti alle nostre pagine. Se non consentite questi cookie, alcuni o tutti questi servizi potrebbero non funzionare correttamente.
  • Cookie di profilazione:  Questi cookie possono essere impostati tramite il nostro Sito dai nostri partner pubblicitari. Tali dati possono essere utilizzati da tali società per costruire un profilo dei vostri interessi e mostrarvi pubblicità pertinenti su altri siti. Non memorizzano informazioni personali direttamente identificabili, ma si basano sull’identificazione univoca del browser e del dispositivo Internet dell’utente. Se non si consente l’uso di questi cookie, la pubblicità sarà meno mirata.

Potete modificare le vostre preferenze sui cookie in qualsiasi momento utilizzando il nostro strumento per le preferenze sui cookie, cambiando il pulsante di attivazione su ogni categoria di cookie. Una volta effettuata la scelta, fare clic su “Conferma le mie scelte”.

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Se modificate le impostazioni del vostro browser web o cancellate i vostri cookie, in entrambi i casi in modo che Vanguard non sia in grado di rilevare eventuali precedenti preferenze sui cookie da voi indicate, è possibile che vi venga nuovamente presentata l’opzione di consenso alla successiva visita del nostro Sito.

Web Beacon

Il Sito e le e-mail che ricevete da Vanguard utilizzano un’applicazione nota come “web beacon” (nota anche come “pixel tag” o “clear gif”). Un web beacon è un file elettronico che di solito consiste nell’immagine di un solo pixel. Noi e i nostri fornitori di servizi possiamo utilizzare web beacon e cookie per determinare se e quando l’utente riceve e apre le nostre e-mail; questi beacon e cookie possono anche acquisire informazioni quali il tipo di dispositivo, il sistema operativo, il programma di posta elettronica e il browser web utilizzati per visualizzare l’e-mail, l’indirizzo IP da cui l’utente ha aperto l’e-mail e se l’utente clicca su qualsiasi link nell’e-mail.

Analisi del sito internet

Gli strumenti che utilizziamo per l’analisi del sito internet non raccolgono indirizzi IP o li rendono anonimi al momento della raccolta e i profili creati da questi strumenti contengono solo dati aggregati. I fornitori di servizi che forniscono questi strumenti non sono autorizzati a utilizzare le informazioni raccolte per nostro conto se non per aiutarci a condurre e migliorare la nostra attività e in base alle nostre istruzioni. Di seguito troverete informazioni sul fornitore di ogni strumento e sulle modalità di opposizione alla raccolta e all’elaborazione dei dati da parte del rispettivo strumento.

Google Analytics

Google Analytics è fornito da Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California, 94043 USA (“Google”). Google garantisce standard adeguati di protezione dei dati grazie alla sua certificazione per il Data Privacy Framework UE-USA. Potete opporvi alla raccolta o al trattamento dei vostri dati da parte di questo strumento tramite questo link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Uso, base giuridica e divulgazione

Come utilizziamo le informazioni personali?
Utilizziamo le informazioni personali che raccogliamo per gli scopi descritti nella presente Informativa, per gli scopi per i quali ci sono state fornite, come richiesto dalla legge e per le nostre finalità aziendali, tra cui:

  • Per creare un profilo per voi su Vanguard Careers e/o attraverso la Talent Community;
  • Per elaborare la vostra domanda di assunzione e valutare la vostra idoneità per uno o più posti vacanti;
  • Per segnalarvi le opportunità di lavoro che corrispondono ai vostri interessi. Ad esempio, se vi registrate alla nostra Talent Community e accettate di ricevere avvisi di lavoro via e-mail, riceverete avvisi via e-mail relativi a potenziali posti di lavoro;
  • Per fornire la funzionalità di chatbot AI “Assistente virtuale”. Se scegliete di utilizzarlo, il chatbot utilizzerà l’intelligenza artificiale non generativa/elaborazione del linguaggio naturale (Natural Language Processing, NLP) per assistervi in attività come la ricerca di informazioni su Vanguard e sulle offerte di lavoro, la candidatura per un lavoro e la pianificazione dei colloqui. La funzionalità AI non viene utilizzata per alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’articolo 22 del GDPR;
  • Per ottemperare ai nostri obblighi legali e proteggere i nostri diritti legali, incluso l’adempimento degli obblighi di tenuta dei registri e di rendicontazione;
  • Per contare e riconoscere i visitatori del Sito e delle varie funzionalità del Sito e per capire meglio come gli utenti accedono e utilizzano il nostro Sito e i prodotti e servizi Vanguard;
  • Per supportare le prestazioni del Sito, eseguire analisi del Sito, migliorare la navigazione del Sito e migliorare il nostro design e la nostra funzionalità web.

Basi giuridiche per l’utilizzo delle informazioni personali

Raccoglieremo, utilizzeremo e condivideremo i vostre informazioni personali solo se siamo certi di avere una base giuridica adeguata per farlo. Nella misura in cui trattiamo le informazioni personali, lo facciamo perché:

  • L’utilizzo delle vostre informazioni da parte nostra è necessario per eseguire un contratto o intraprendere azioni per stipulare un contratto con voi (ad esempio, quando utilizziamo le vostre informazioni per estendere un’offerta di lavoro a voi);
  • L’utilizzo delle informazioni è necessario per le decisioni relative alle assunzioni;
  • L’utilizzo dei vostri dati è necessario per ottemperare a un obbligo legale o normativo pertinente a cui siamo soggetti ai sensi della legislazione dell’UE o di uno Stato membro dell’UE (ad esempio, quando siamo tenuti a effettuare una verifica dei precedenti per conformarci alle normative applicabili o quando siamo tenuti a comunicare dati a un tribunale o a un’autorità fiscale);
  • Avete fornito il vostro consenso all’utilizzo dei vostri dati (ad esempio in relazione all’utilizzo da parte nostra di cookie di profilazione sul Sito o alla vostra adesione alle notifiche di lavoro via e-mail); e/o
  • Il nostro utilizzo dei vostri dati personali è nel nostro legittimo interesse di organizzazione commerciale (ad esempio per fornirvi l’Assistente virtuale o altre funzionalità del Sito, per capire meglio come viene utilizzato il nostro Sito e per migliorare il nostro design e le nostre funzionalità web); in questi casi tratteremo le vostre informazioni personali in ogni momento in modo proporzionato e nel rispetto dei vostri diritti alla privacy, e avete il diritto di opporvi a questo trattamento come spiegato nella sezione sottostante intitolata “I vostri diritti legali”.

Se desiderate saperne di più sulle basi giuridiche su cui facciamo affidamento per trattare le vostre informazioni, contattateci utilizzando i dettagli riportati di seguito.

A chi divulghiamo le informazioni personali?

Divulgheremo le informazioni personali a terzi per le seguenti finalità, come consentito dalla legge. Avete determinati diritti di opporvi al trattamento delle informazioni personali come descritto di seguito.

  • Affiliate:  Divulghiamo i dati personali e di altro tipo alle Affiliate Vanguard per le finalità descritte in questa Informativa. Se scegliete di iscrivervi alla nostra Talent Community, le informazioni da voi fornite saranno disponibili a tutte le Affiliate Vanguard le quali potranno contattarvi in merito alle posizioni aperte che corrispondono ai vostri interessi.
  • Fornitori di servizi terzi:  Divulghiamo i dati personali dell’utente ai nostri fornitori di servizi IT al fine di elaborare la candidatura, fornire l’Assistente virtuale o altre funzionalità del Sito, mantenere il profilo della Talent Community o inviare avvisi di lavoro. I nostri fornitori di servizi vengono selezionati anche in base alle loro capacità in materia di sicurezza delle informazioni e predisponiamo termini contrattuali per proteggere la riservatezza delle informazioni personali.
  • Scopi legali: Possiamo utilizzare e divulgare le informazioni che vi riguardano come riteniamo ragionevolmente necessario a tribunali, parti in causa, autorità governative, forze dell’ordine e consulenti legali e professionali per proteggere i diritti e la proprietà di Vanguard e delle Affiliate Vanguard, incluso per stabilire rivendicazioni o difese legali, per ottenere consulenza legale, per difendere i nostri diritti legali, per proteggere i nostri diritti o proprietà e quelli delle Affiliate Vanguard, per proteggere altri utenti dei nostri servizi e dei nostri Siti, e per proteggere la vita, l’integrità fisica o la proprietà di altri (individui o entità). Possiamo inoltre divulgare le informazioni che vi riguardano per ottemperare alla legge, a un procedimento giudiziario, a un’ordinanza del tribunale o a un altro procedimento legale, ad esempio in risposta a una ordinanza o a una direttiva del tribunale.

Trasferimento transfrontaliero di informazioni

Vanguard generalmente mantiene server e sistemi centralizzati negli Stati Uniti e può mantenere server e sistemi altrove. Questi server e sistemi sono gestiti da o per conto di The Vanguard Group, Inc. o delle Affiliate Vanguard con sede negli Stati Uniti o al di fuori degli Stati Uniti. Vanguard può anche subappaltare il trattamento delle vostre informazioni a soggetti terzi o altrimenti condividerle con essi negli Stati Uniti o in Paesi diversi dal vostro Paese di residenza. Di conseguenza, laddove le vostre informazioni personali da noi raccolte vengano trasferite e trattate negli Stati Uniti o in qualsiasi altro luogo al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) o del Regno Unito per le finalità sopra descritte, adotteremo misure atte a garantire che le informazioni ricevano lo stesso livello di protezione che sarebbe garantito loro se rimanessero all’interno del SEE o del Regno Unito, tra cui la stipula di accordi per il trasferimento dei dati, l’utilizzo delle Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione UE o l’adozione di schemi di certificazione come lo EU-US Data Privacy Framework. Potete avere il diritto di ricevere i dettagli dei meccanismi in base ai quali i vostri dati vengono trasferiti al di fuori del SEE o del Regno Unito, e di ottenere l’accesso agli accordi di trasferimento dei dati (che possono essere secretati per motivi di riservatezza commerciale).

Qualità dei dati personali

Vanguard si affida all’accuratezza delle informazioni fornite dai suoi clienti e da altri. Ci impegniamo ragionevolmente per garantire che i dati personali raccolti da noi o per nostro conto siano accurati, aggiornati e completi, in conformità alla legge applicabile. Se le informazioni che vi riguardano cambiano o se avete dubbi sull’accuratezza delle informazioni che vi riguardano in possesso di Vanguard, dovete contattarci all’indirizzo fornito nella sezione Contatti di seguito.

I vostri diritti legali

Fatte salve alcune esenzioni, e in alcuni casi a seconda dell’attività di trattamento che stiamo svolgendo, godete di alcuni diritti in relazione ai vostri dati personali.

Diritto di accesso ai dati personali

Avete il diritto di richiedere che vi venga fornita una copia delle vostre informazioni personali e avete il diritto di essere informati su quanto segue:

  • la fonte delle vostre informazioni personali;
  • le categorie di informazioni personali in nostro possesso;
  • i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;
  • il periodo per il quale le informazioni personali saranno conservate o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; nel caso in cui le informazioni personali non siano state raccolte direttamente da voi, le informazioni disponibili sulla loro fonte; oppure
  • l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.

Diritto di rettifica o cancellazione delle informazioni personali

Avete il diritto di richiedere la rettifica di informazioni inesatte che vi riguardano. Potremmo cercare di verificare l’accuratezza dei dati che vi riguardano prima di rettificarli.

Potete anche richiedere la cancellazione delle vostre informazioni personali in circostanze limitate in cui:

  • non siano più necessarie per le finalità per cui sono state raccolte;
  • abbiate revocato il vostro consenso (qualora il trattamento dei dati fosse basato sul consenso);
  • a seguito dell’esercizio del diritto di opposizione (cfr. Diritto di opposizione di seguito);
  • siano state trattate illegalmente; oppure
  • per rispettare gli obblighi legali ai quali siamo soggetti.

Non siamo tenuti a soddisfare la vostra richiesta di cancellare le vostre informazioni personali se il trattamento è necessario:

  • per l’ottemperanza ad un obbligo legale; o
  • per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti legali.

Diritto di limitare il trattamento delle vostre informazioni personali

Potete chiederci di limitare il trattamento delle vostre informazioni personali, ma solo qualora:

  • la loro accuratezza sia contestata, per consentirci di verificarne l’esattezza;
  • il trattamento sia illecito, ma non vogliate che vengano cancellate;
  • non siano più necessarie per le finalità per le quali erano state raccolte, ma ne abbiate ancora bisogno per stabilire, esercitare o difendere diritti legali; oppure
  • abbiate esercitato il diritto di opposizione e siate in attesa della verifica dell’esistenza di motivi preminenti.

Possiamo continuare a utilizzare le vostre informazioni personali in seguito a una richiesta di limitazione:

  • se abbiamo il vostro consenso;
  • per stabilire, esercitare o difendere rivendicazioni legali; o
  • per proteggere i diritti di un’altra persona fisica o giuridica.

Diritto di trasferire le informazioni personali

Potete chiederci di fornirvi le vostre informazioni personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina, oppure potete chiedere che vengano trasferite direttamente a un altro titolare del trattamento, ma in ogni caso solo qualora:

  • il trattamento si basi sul vostro consenso o sull’esecuzione di un contratto con voi; e
  • il trattamento venga effettuato con mezzi automatizzati.

Diritto di revoca del consenso

Se avete prestato il consenso al trattamento dei vostri dati personali, potete revocarlo in qualsiasi momento. Si noti che la revoca si applica solo ex nunc. Il trattamento avvenuto prima della revoca del consenso rimane inalterato.

Diritto di opporsi al trattamento delle proprie informazioni personali

Potete opporvi a qualsiasi trattamento delle vostre informazioni personali che abbia come base giuridica i nostri legittimi interessi, se ritenete che i vostri diritti e libertà fondamentali prevalgano sui nostri legittimi interessi. Se sollevate un’obiezione, abbiamo l’opportunità di dimostrare che abbiamo interessi legittimi cogenti che prevalgono sui vostri diritti e sulle vostre libertà.

Diritto di opposizione al modo in cui utilizziamo le vostre informazioni personali per finalità di marketing diretto

Vanguard non utilizza le informazioni personali raccolte da voi o su di voi su questo Sito per commercializzare prodotti o servizi di Vanguard o delle sue affiliate.

Se desiderate che Vanguard non invii più avvisi di lavoro al vostro indirizzo e-mail, potete rinunciare a riceverli seguendo le istruzioni di “cancellazione” in calce a ogni comunicazione.

Diritto di ottenere una copia delle misure di sicurezza delle informazioni personali utilizzate per i trasferimenti al di fuori della propria giurisdizione

Potete chiedere di ottenere una copia o un riferimento alle misure di sicurezza in base alle quali le vostre informazioni personali vengono trasferite al di fuori dell’Unione Europea. Potremmo rivedere gli accordi di trasferimento delle informazioni per proteggere i termini commerciali.

Diritto di presentare un reclamo a un’autorità di vigilanza

Avete il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, inclusa l’autorità di controllo locale, se avete dubbi sulle modalità di trattamento delle vostre informazioni personali. Vi chiediamo di cercare di risolvere qualsiasi problema con noi, anche se avete il diritto di contattare la vostra autorità di vigilanza in qualsiasi momento.

Se desiderate esercitare uno dei diritti sopra descritti, inviateci una richiesta all’indirizzo o all’e-mail indicati nella sezione “Contatti” di seguito. Nel messaggio, si prega di indicare il diritto che si desidera esercitare e le informazioni che si desidera consultare, rivedere, correggere, trasferire o cancellare.

Potremmo chiedervi ulteriori informazioni per confermare la vostra identità e per motivi di sicurezza, prima di divulgare le informazioni personali che vi sono state richieste. Ci riserviamo il diritto di addebitare un costo laddove consentito dalla legge, ad esempio se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva.

Fatte salve le considerazioni di carattere legale e di altra natura, compiremo ogni ragionevole sforzo per soddisfare la vostra richiesta tempestivamente o per informarvi se abbiamo bisogno di ulteriori informazioni per soddisfare la vostra richiesta. Potremmo non essere sempre in grado di soddisfare appieno la vostra richiesta, ad esempio se ciò incidesse sul dovere di riservatezza che abbiamo nei confronti di altri, o se fossimo legalmente autorizzati a trattare la richiesta in modo diverso.

Privacy dei minori

Per candidarsi a un lavoro presso Vanguard è necessario aver compiuto 18 anni. Il Sito non è rivolto a minori di 18 anni e Vanguard non raccoglie consapevolmente informazioni da individui di età inferiore ai 18 anni.

Sicurezza e conservazione delle informazioni

Ci avvaliamo di misure di sicurezza fisiche, elettroniche e procedurali commercialmente ragionevoli per proteggere le informazioni personali dell’utente da perdita, uso improprio e accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione e distruzione, in conformità alla legge applicabile. Sottolineiamo comunque che nonostante il nostro massimo impegno, nessuna misura adottata a tutela dei dati può garantire sempre una sicurezza al 100%. Se avete creato un account per presentare una domanda di lavoro, vi consigliamo di adottare misure per proteggervi dall’accesso non autorizzato alla vostra password, al vostro telefono e al vostro computer, tra le altre cose: disconnettendovi dopo aver utilizzato un computer condiviso, scegliendo una password complessa che nessun altro conosca o possa facilmente indovinare e mantenendo riservati il vostro nome utente e la vostra password.

Salvo non iniziate a lavorare con noi, nel qual caso i dati saranno trasferiti al vostro fascicolo di lavoro, i dati relativi alla vostra candidatura saranno distrutti sei mesi dopo che non saranno più necessari per le finalità per cui erano stati ottenuti. I dati personali connessi all’uso della funzione chatbot possono essere conservati per un massimo di due anni per supportare le finalità aziendali e operative. Se scegliete di fornire informazioni per entrare a far parte della Talent Community, le vostre informazioni verranno conservate a meno che voi non le eliminiate o finché non le eliminate.

Contatti

In caso di domande sulla procedura di candidatura, contattateci all’indirizzo careers@vanguard.com.

In caso di domande sulla privacy relative al processo di reclutamento, comprese le richieste di agire in base ai propri diritti legali, si prega di inviare un’e-mail all’indirizzo privacy@vanguard.com. Potete anche contattarci inviando un messaggio a:
Vanguard Asset Management, Limited
Att.: Responsabile della protezione dei dati
25 Walbrook
London, GB EC4N 8AF

Se sollevate dubbi sul modo in cui abbiamo gestito le vostre informazioni personali, potremmo richiedervi ulteriori dettagli in merito ai vostri dubbi e potremmo coinvolgere o consultare altre parti per indagare e risolvere il problema. Conserveremo la documentazione relativa alla vostra richiesta e all’eventuale risoluzione del problema.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Pubblicheremo le modifiche a questa Informativa su questo Sito insieme alla data di entrata in vigore dell’Informativa modificata. Si consiglia di rivedere periodicamente la presente Informativa.

Rivisto : Marzo 2024